Salah satu objektif utama yang berkaitan dengan pengurusan kewangan perniagaan anda adalah untuk memastikan pelanggan dan pelanggan menerima invois yang tepat pada masanya untuk produk dan perkhidmatan yang mereka beli. Bergantung kepada kaedah perakaunan anda, anda boleh menggunakan pesanan pembelian, resit jualan dan invois untuk meminta, menerima dan merekod pembayaran untuk produk dan perkhidmatan.
Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian diselesaikan oleh pembeli dan dihantar kepada penjual untuk meminta pembelian produk atau perkhidmatan. Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk menentukan bilangan item, jenis perkhidmatan dan harga yang berkaitan dengan pembelian. Pesanan pembelian adalah kontrak yang mewajibkan pembeli membayar pampasan bagi produk dan perkhidmatan yang disenaraikan di dokumen itu apabila penjual memberikannya. Pembeli memulakan transaksi dengan mengeluarkan pesanan pembelian.
Penerimaan Jualan
Resit jualan adalah dokumen yang menunjukkan bukti pembayaran apabila pembeli membeli barangan dan perkhidmatan daripada penjual dan membayar pampasan kepadanya untuk pembelian tersebut. Tidak seperti pesanan pembelian, resit jualan tidak dikeluarkan untuk pembelian yang akan datang tetapi hanya dikeluarkan apabila pembeli menyediakan bayaran untuk barangan dan perkhidmatan. Resit jualan sentiasa dikeluarkan dari penjual kepada pembeli pada masa pembayaran.
Invois
Invois adalah bil yang merinci barang dan perkhidmatan yang telah atau akan dibeli oleh pembeli. Invois adalah sama dengan pesanan pembelian, tetapi ia dimulakan oleh penjual dan dikeluarkan kepada pembeli. Invois pelanggan menerangkan harga, kuantiti dan butiran yang berkaitan dengan transaksi. Apabila pembeli menerima invois, dia membuat perjanjian kontrak untuk membayar produk dan perkhidmatan yang dia beli dari penjual.
Pembetulan
Disebabkan ralat manusia, masalah dengan pesanan pembelian, resit jualan dan invois boleh berlaku. Dengan setiap bentuk dokumentasi, adalah mungkin untuk membetulkan, merundingkan dan meminda butirannya. Jika ada kesilapan, penjual boleh menghubungi pembeli, atau sebaliknya, untuk membincangkan percanggahan dan mengeluarkan dokumen yang disemak semula. Pesanan pembelian, resit jualan dan invois semua diperlakukan sama ketika membuat pembetulan.
