Memo yang ditulis dengan baik dapat membantu anda dengan cepat mendapatkan persetujuan untuk membeli komputer untuk syarikat atau organisasi anda. Memo mesti dengan jelas menyatakan keperluan untuk komputer, mengapa pembelian itu harus dibuat sekarang dan jelas menggariskan alternatif yang mungkin. Memo itu harus berdasarkan alasan perniagaan dan bukan keinginan peribadi.
Kumpulkan maklumat mengenai keadaan semasa komputer organisasi anda. Ketahui jika terdapat komputer yang mencukupi untuk semua ahli organisasi, keadaan kerja mereka dan apabila mereka dibeli. Ketahui harga belian asal dan bandingkan dengan harga semasa. Kumpulkan data mengenai wang yang dibelanjakan untuk pembaikan. Dokumentasikan kualiti peralatan dan sama ada ia telah lapuk. Wawancara orang yang menggunakan komputer semasa. Tanya tentang suka dan tidak suka mereka. Tanya jika mereka merasakan komputer mereka di rumah lebih baik daripada komputer pejabat mereka, dan jika ya, mengapa.
Hubungi rakan-rakan anda dalam organisasi lain. Kumpulkan seberapa banyak kecerdasan yang anda boleh tentang komputer yang mereka gunakan, berapa lama mereka berada dalam perkhidmatan dan apa rancangan untuk peningkatan.
Pertimbangkan menggunakan data yang telah anda kumpulkan untuk menyelesaikan analisis SWOT. SWOT bermaksud kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Analisis SWOT sangat berguna apabila anda cuba untuk membenarkan pembelian besar untuk organisasi besar. Walau bagaimanapun, menyediakan SWOT untuk sebarang keputusan boleh membantu anda membina hujah yang lebih baik. Analisis SWOT akan membantu anda menentukan sejauh mana teknologi komputer anda hari ini, kelemahan dan peluang untuk penambahbaikan. Ia juga akan mengkaji semula ancaman, seperti bagaimana syarikat anda boleh jatuh di belakang masa dan kehilangan perniagaan kepada pesaing jika ia berterusan dengan teknologi ketinggalan zaman. Akhirnya, dapatkan maklumat harga dari beberapa vendor.
Tulis memo menggunakan semua data yang anda perlukan. Pastikan anda memberi tumpuan kepada kes perniagaan untuk pembelian; pesanan pembelian sebenar akan datang kemudian. Bertegas dengan jelas dan persuasif. Hadirkan memo dan dapatkan kelulusan.
