Apabila anda membuat keputusan untuk mengeluarkan kad kredit kepada pekerja tertentu, anda perlu memulakan peraturan dan peraturan yang mengawal penggunaan kad tersebut. Adalah juga idea yang baik untuk mempunyai satu set prosedur yang akan membantu untuk menjejaki perbelanjaan kad kredit, dan mengekalkan perbelanjaan yang terkawal. Kad kredit syarikat hanya boleh dikeluarkan kepada pekerja yang memerlukannya untuk tujuan perniagaan seperti perbelanjaan perjalanan atau pejabat. Salah satu ketetapan kad kredit syarikat sepatutnya menyalahgunakan kad akan menyebabkan penamatan.
Kegunaan peribadi
Kad kredit perniagaan mungkin menyediakan cara yang mudah untuk membiayai pembelian seketika dan perjalanan perniagaan, tetapi mereka juga memberikan peluang yang besar untuk penyalahgunaan. Dasar dan prosedur yang baik dapat membantu melindungi perniagaan dari pekerja yang menggunakan kad untuk menutup perbelanjaan peribadi mereka, dan dapat melindungi pekerja dengan membiarkan mereka tahu apa jenis pembelian yang mereka dapat dengan aman membuat tanpa takut akan tindakan balas.
Salah satu cara untuk menyimpan kad kredit syarikat daripada digunakan oleh pekerja untuk kegunaan peribadi adalah hanya mengeluarkan kad kepada pekerja yang menunjukkan tanggungjawab kewangan yang baik. Ini mungkin memerlukan menjalankan pemeriksaan kredit ke atas pekerja yang dipertimbangkan untuk kad. Dasar harus dirumuskan yang melarang menggunakan kad kredit syarikat untuk pembelian peribadi. Untuk membantu menyederhanakan ini, kad perlu dikeluarkan kepada pekerja melalui syarikat dan syarikat harus menerima bil bulanan. Pekerja dikehendaki mengemukakan borang perbelanjaan untuk menggariskan setiap perbelanjaan yang dikenakan ke atas kad mereka. Jika kunci perbelanjaan tidak sepadan dengan bil sebenar, maka mungkin terdapat penggunaan kad peribadi. Sistem pemeriksaan dan baki ini membantu untuk mengingatkan pekerja bahawa mereka bertanggungjawab untuk bagaimana kad mereka digunakan.
Preapproval
Kad kredit syarikat hanya boleh digunakan untuk tujuan perniagaan, tetapi apabila pekerja berada di jalan menghiburkan pelanggan, garis antara tujuan perniagaan dan penggunaan peribadi dapat kabur. Setiap penggunaan kad kredit syarikat perlu diluluskan oleh syarikat. Untuk caj ubahsuaian seperti pelanggan yang menghiburkan, protokol hendaklah diguna pakai dan menggariskan bentuk hiburan yang boleh diterima. Sebelum menghiburkan pelanggan, pekerja perlu diberi had yang telah ditetapkan mengenai berapa banyak syarikat akan membayar apabila ia berkaitan dengan caj pada kad kredit syarikat. Caj atas amaun yang telah ditetapkan akan menjadi tanggungjawab pekerja, dan penggunaan kad kredit dalam apa-apa bentuk hiburan yang tidak diluluskan hendaklah mengakibatkan penamatan.
Tanggungjawab
Oleh kerana kad kredit syarikat hanya akan digunakan untuk tujuan syarikat yang telah diluluskan, mungkin ide yang baik untuk tidak membenarkan pekerja membawa kad kredit syarikat dengan mereka, kecuali untuk tujuan tertentu. Pengeluaran kad kredit hanya berdasarkan keperluan yang diperlukan dapat membantu memastikan tidak ada caj tidak sah yang dibuat pada kad kredit syarikat.
