Syarikat-syarikat dari pelbagai bentuk dan saiz mempunyai mesyuarat, sama ada ia adalah sebuah syarikat global yang melancarkan jualan jualan bilion dolar di Eropah atau perniagaan keluarga kecil yang memutuskan untuk mengemas kini stok mereka. Pengambilan minit biasanya merupakan komponen penting dalam mesyuarat syarikat, memberikan rekod yang tepat mengenai peristiwa penting seperti undian pemegang saham, pertikaian pekerja dan perbincangan tentang strategi masa depan.
Perkara yang anda perlukan
-
Notepad dan pen
-
Dictaphone atau peranti rakaman
Periksa agenda dari mesyuarat sebelumnya. Mungkin terdapat beberapa perkara yang menimbulkan keperluan yang disusuli dalam mesyuarat semasa. Mengetahui tema-tema ini sebelum mesyuarat itu akan membolehkan anda mengambil maklumat dengan lebih cepat dan membuat nota ringkas.
Pita pertemuan dengan peranti rakaman jika anda fikir anda mungkin berjuang untuk bersaing dengan perbincangan. Memetik mesyuarat bermakna anda boleh menyalin titik relevan kemudian dengan kekangan masa yang lebih sedikit.
Duduk berhampiran dengan orang yang mempengerusikan mesyuarat itu. Ini akan membolehkan anda meminta penjelasan mengenai apa-apa perkara yang menimbulkan bahawa anda mendapati samar atau tidak jelas.
Tulis masa dan tarikh di kepala buku nota anda. Buat nota orang yang mempengerusikan mesyuarat, pengambil minit (diri) dan tempat.
Senaraikan semua peserta selain pengerusi dan diri sendiri. Luangkan sekeping kertas dan minta setiap peserta mengisi nama mereka. Maklumat ini kemudian boleh ditranskripsikan kepada minit penuh anda kemudian.
Menjejaki agenda mesyuarat. Mesyuarat biasanya mempunyai titik bernombor untuk perbincangan. Perbualan selalunya boleh dihilangkan pada tangen tetapi, bermakna item tidak dapat dilepaskan atau dibincangkan dari urutan. Terus ke nombor dalam agenda dan perhatikan mereka kerana mereka dibincangkan, walaupun keluar dari urutan.
Dokumenkan sebarang usul yang dibuat mengenai keputusan mengenai peraturan atau arah syarikat masa depan. Senaraikan individu-individu yang mencadangkan gerakan dan, jika undi berlaku, merekam siapa dan berapa banyak mengundi memihak kepada usul itu. Dokumen bagaimana usul itu dijalankan, sama ada melalui pengesahan lisan, menunjukkan tangan atau undi rahsia.
Tuliskan minit sebaik sahaja anda dapat selepas mesyuarat. Maklumat ini mungkin segar dalam fikiran anda, jadi anda boleh mengimbas kembali butiran lebih daripada jika anda membiarkannya untuk masa yang lebih lama.
Catat nama anda sendiri di akhir dokumen supaya rakan sekerja dapat menghubungi anda dengan pertanyaan tentang kandungan.
