Pelan kontingensi adalah perubahan yang dicadangkan dalam arah strategik syarikat sebagai tindak balas terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak terduga yang menyebabkan hasil kewangan bervariasi dengan ketara dari apa yang diharapkan atau ramalan. Pemilik perniagaan menyediakan rancangan luar jangka kerana mereka menyedari bahawa sukar untuk meramalkan masa depan dengan tepat. Mengatasi dengan tidak menentu adalah sebahagian daripada setiap huraian kerja pemilik perniagaan.
Mengapa Pelan Kontingensi Perlu
Semasa perancangan, syarikat membuat keputusan yang sukar tentang bagaimana memperuntukkan sumber mereka, termasuk modal, personil dan kapasiti produktif. Keputusan ini dibuat berdasarkan anggapan tentang persekitaran perniagaan yang akan dihadapi oleh syarikat pada tahun depan dan seterusnya. Banyak kali persekitaran ini berubah selepas pelan dilaksanakan. Pesaing melancarkan strategi mereka sendiri untuk mendapatkan bahagian pasaran yang lebih tinggi. Ekonomi umum boleh muncul atau turun - kadang-kadang tiba-tiba dan dengan sedikit amaran. Pelan strategik syarikat akhirnya tidak selari dengan persekitaran, dan perubahan mesti dibuat.
Apabila Perancangan Kontingensi Dilakukan
Banyak syarikat menyediakan rancangan luar jangka semasa perancangan tahunan mereka apabila mereka menetapkan hala tuju strategik untuk tahun yang akan datang dan untuk jangka panjang. Tetapi beberapa pengurus berusaha untuk memasukkan perancangan luar jangka ke dalam pengambilan keputusan mereka sepanjang tahun, mengiktirafnya sebagai alat yang berguna untuk menangani isu-isu besar dan kecil. Isu yang lebih kecil akan menjadi pesaing yang meyakinkan pengurus utama untuk meninggalkan syarikat itu untuk bekerja untuknya. Sekiranya pemilik perniagaan sudah mempunyai pengganti terlatih atau sekurang-kurangnya terpilih, perubahan itu akan menyebabkan gangguan minimum dalam prestasi jabatan.
Proses Kreatif
Perancangan kontingensi memerlukan pemikiran strategik kreatif - dapat membayangkan peristiwa apa yang mungkin berlaku untuk mendorong syarikat itu dari kursus kewangan yang dimaksudkan. Perancangan kontingensi juga dipanggil membangunkan "apa-jika" senario. Semasa mesyuarat, pengurus bertanya bagaimana syarikat akan bertindak balas sekiranya peristiwa tertentu berlaku. Mesyuarat-pertemuan ini mesti terbuka dan bebas, yang membolehkan semua idea dinyatakan tanpa kritikan.
Tidak Sentiasa Negatif
Perancangan kontingensi tidak boleh dianggap sebagai sesuatu yang semata-mata untuk menangani kejadian negatif. Ia juga merupakan alat untuk merancang untuk mengambil kesempatan daripada peluang yang mungkin muncul pada tahun ini. Contohnya akan mempunyai sumber modal di tempat yang boleh digunakan untuk memperoleh pesaing yang pemiliknya tidak disangka-sangka mengumumkan bahawa mereka bersedia menjual.
Faedah
Perancangan kontingensi mengasah kemahiran pemikiran strategik pengurus. Mereka menjadi lebih menyedari persekitaran perniagaan yang sentiasa berubah yang syarikat beroperasi dan bagaimana ia dapat memberi kesan kepada kejayaan syarikat. Mempunyai pelan kontingensi di tempat membolehkan reaksi yang lebih cepat terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak dijangka dan boleh mengurangkan kerosakan kepada pendapatan dan keuntungan. Sebuah kedai runcit boleh menemui perniagaannya yang terganggu dengan pembaikan jalanan yang menjadikannya sukar bagi para pelanggan untuk meletak kereta dan masuk melalui pintu depan. Kedai harus mempunyai pelan kontingensi di tempat untuk segera menyusun kembali pintu belakang supaya pelanggan dapat datang dengan cara itu, termasuk papan tanda untuk memberi isyarat kepada pelanggan untuk perubahan.
