Surat atau dokumen piagam adalah rekod rasmi yang ditandatangani yang mendefinisikan sebuah projek atau organisasi secara bertulis. Piagam ini direka untuk menentukan projek, termasuk matlamat dan misi. Dengan matlamat yang jelas, projek akan menjadi lebih berjaya. Organisasi atau syarikat anda harus membuat dan meluluskan surat piagam sebelum melaksanakan projek berskala besar untuk memastikan kesepakatan mengenai semua aspek rancangan. Langkah-langkah untuk menulis surat piagam mungkin berbeza bergantung kepada projek tertentu tetapi terdapat beberapa langkah umum.
Sertakan nama projek atau organisasi di bahagian atas piagam anda. Tambah nama pengurus dan mana-mana ahli penting organisasi yang lain.
Tentukan matlamat dan misi organisasi anda dalam perenggan pembukaan piagam anda. Pastikan semua ahli organisasi bersetuju dengan matlamat dan bahawa mereka boleh dicapai.
Tentukan apa keperluan untuk menjadi ahli organisasi anda. Sebagai contoh, jika anda membuat surat piagam untuk kelab bola sepak belia, anda akan memasukkan syarat umur dan tempat tinggal dalam piagam anda.
Aturkan bagaimana persatuan akan dijalankan. Sekiranya terdapat hierarki tertentu, masukkan butir-butir dalam piagam itu. Sebagai contoh, jika organisasi anda mempunyai pengarah, pengurus dan ketua pasukan, anda ingin menentukan siapa laporan setiap kedudukan.
Termasuk tanggungjawab setiap ahli organisasi atau pasukan projek anda. Butiran lanjut yang anda tambahkan dalam surat piagam anda, kekeliruan yang kurang akan ada nanti.
Tambah bahagian khusus dalam surat piagam anda yang menentukan cara untuk menambah pindaan. Tidak dapat dielakkan, anda akan memikirkan sesuatu yang lain untuk dimasukkan ke dalam piagam anda di kemudian hari. Membangunkan pelan dengan organisasi anda untuk cara-cara untuk menambah pindaan.
Tinjau piagam piagam dengan ahli organisasi anda. Cuba masukkan maklumat sebanyak mungkin. Ini adalah dokumen yang memerintah dan perlu diperincikan.
Tandatangani dan tentukan dokumen. Ahli lembaga lain yang membantu membuat surat piagam juga perlu menandatangani piagam itu. Sediakan salinan kepada ahli organisasi anda dan salinan fail dalam rekod kelab anda.
