Menulis surat perniagaan kepada seseorang yang anda tidak tahu biasanya tidak lebih sukar daripada menulis surat kepada seseorang yang sudah anda ketahui. Walau bagaimanapun, format huruf itu masih harus profesional dan mematuhi standard etika komunikasi yang sesuai dalam perniagaan. Sebelum memulakan surat perniagaan, pastikan anda mengetahui cara mengeja nama penerima dengan betul dan mempunyai tajuk dan alamat syarikat yang benar.
Mulailah surat itu dengan pengenalan perniagaan yang sesuai untuk orang yang tidak diketahui, seperti "Dear Mr. Smith" atau "Dear Ms. Johnson", menggunakan nama terakhirnya sendiri. Sekiranya surat itu ditujukan kepada wanita yang status perkahwinannya tidak diketahui, gunakan awalan "Cik" Tamatkan pengenalan dengan usus besar bukannya koma jika huruf itu lebih bersifat formal.
Memperkenalkan diri kepada penerima sejak anda belum jumpa. Terangkan mengapa anda menulis dalam perenggan pertama surat tersebut.Berikan suara profesional untuk tujuan siasatan anda dan apakah yang anda meminta penerima.
Taipkan huruf dalam format perniagaan yang sesuai. Gunakan perenggan yang dibuang ke kiri sebelah halaman dan elakkan lekapan perenggan. Sertakan ruang tunggal selepas setiap perenggan. Tamatkan surat itu dengan tandatangan yang sesuai dengan perniagaan seperti "Ikhlas" atau "Salam Sejahtera."
Gunakan suara profesional dan objektif di dalam badan surat itu. Kekal tidak tetap dan mesra sambil terus menghormati. Termasuk nota terima kasih untuk waktunya.
