Perniagaan, agensi kerajaan dan organisasi lain memberikan DLN kepada dokumen penting sebagai nombor pengenalan yang unik. Walaupun DLN boleh digunakan dalam mana-mana organisasi, mereka sangat lazim dalam organisasi kewangan seperti bank dan agensi cukai. Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri bergantung pada DLN untuk menjejaki pulangan cukai dan banyak rekodnya, termasuk keputusan pengecualian cukai.
Nombor Pencari Dokumen
Nombor pencari dokumen ialah nombor berbilang digit yang diberikan kepada dokumen tertentu untuk membolehkan dokumen mudah dikesan kembali ke fail sumber asalnya. Setiap organisasi mewujudkan protokolnya sendiri untuk DLN, tetapi bilangannya biasanya diformatkan dengan tepat. Sebagai contoh, dua digit pertama mungkin menunjukkan sumber dokumen itu, dua digit seterusnya jenis dokumen dan digit lain mungkin menunjukkan tarikh penciptaan, kod kategori dan ciri kritikal lain untuk dokumen itu.
DLN dan Pengecualian Cukai
IRS menggunakan DLN untuk mengesan surat penentuan dan dokumen lain yang berkaitan dengan tindakan pengecualian cukai. Dokumen cukai tipikal mengandungi beberapa pengenal terperinci, seperti nombor pengenalan majikan untuk perniagaan atau nombor Jaminan Sosial untuk individu, bersama dengan maklumat nama dan alamat dan pengurus kes IRS. Ia juga mengandungi nombor pencatat dokumen 14 digit.
Format
DLN yang digunakan oleh IRS untuk pulangan cukai dan untuk dokumen pengecualian cukai mengandungi 14 digit yang dibahagikan kepada tujuh bidang. Setiap medan mempunyai makna tertentu yang berguna dalam sistem pentadbiran IRS. Sebagai contoh, medan pertama adalah dua digit dan mewakili pusat pemprosesan IRS yang mengendalikan permintaan pengecualian. Bidang lain termasuk kod untuk klasifikasi cukai, kod tarikh dan nombor blok dan siri untuk mengenal pasti butir-butir bagaimana dokumen itu ditangani dan dihantar.
Contoh
Pertubuhan bukan untung kadang-kadang menerbitkan surat penentuan IRS yang memperincikan status pengecualian cukai kumpulan. Surat tersebut mengandungi DLN. IRS menerbitkan manual prosedurnya untuk menggunakan DLN untuk pengurusan dokumen. Sebagai contoh, manual mengenai "Prosedur Pemprosesan Automatik Pengecualian Organisasi" mengarahkan pengguna untuk menanyakan sistem dengan DLN, nombor pengenalan majikan atau beberapa pengenal lain.