Mesyuarat minit bertujuan untuk meringkaskan perkara yang paling penting dalam mesyuarat. Tujuan mesyuarat adalah untuk mengadakan kumpulan dan membuat keputusan. Matlamat utama minit mesyuarat, di bawah garis logik ini, adalah untuk meringkas keputusan yang dibuat semasa mesyuarat. Minit mesyuarat diambil dalam bentuk nota, kemudian ditulis kemudian dalam masa penuh. Untuk membuat proses lebih mudah, tanya pemimpin mesyuarat untuk agenda, atau ringkasan acara mesyuarat. Buat garis besar untuk mesyuarat nota minit berdasarkan agenda mesyuarat.
Perkara yang anda perlukan
-
Sesuatu yang perlu ditulis
-
Komputer (pilihan)
Perhatikan keputusan yang dibuat semasa perbincangan. Pastikan anda membatalkan semua maklumat yang berkaitan dengan keputusan akhir.
Gunakan masa apabila orang sedang membahaskan keputusan untuk mengambil nota mengenai isu-isu utama yang sepertinya terlibat dalam perbahasan perbincangan. Jangan risau tentang siapa yang berkata apa.
Baca melalui nota selepas itu dan serlahkan mata yang paling berkaitan dengan ahli. Kembalilah dan perhatikan nota-nota untuk sebarang maklumat yang berkaitan yang berkaitan dengan aspek kepimpinan kumpulan. Perbincangan mungkin bertukar menjadi tangen penting, seperti kerja kertas atau kebimbangan undang-undang. Pisahkan maklumat ini dan kirimkan kepada pemimpin kumpulan.
Merumuskan mata yang diperlukan untuk sukarelawan dan ahli-ahli lain. Tulis senarai bullet pointed semua tugas yang perlu diselesaikan berdasarkan keputusan yang dibuat dalam perbincangan. Sekiranya keputusan itu, sebagai contoh, adalah untuk menganjurkan penggalangan dana untuk mengurangkan defisit dalam dana yang diperlukan untuk projek lain, perhatikan bahawa sukarelawan akan diperlukan untuk merancang penggalangan dana, mengupah sukarelawan, mengiklankan, dan sebagainya.
Gunakan ringkasan minit mesyuarat untuk e-mel untuk ahli dan surat berita.
Buat format standard untuk minit mesyuarat berdasarkan prosiding biasa. Simpan mereka, kerana maklumat yang mereka masukkan dapat berguna kemudian. Kumpulan mungkin mendapati dirinya dalam keadaan yang sama kemudian, misalnya, apabila orang yang menganjurkan penggalangan dana asal tidak lagi menjadi sebahagian daripada organisasi tersebut. Ahli baru boleh menggunakan minit mesyuarat untuk mencari penyelesaian kepada masalah yang baru kepada mereka.
Pastikan anda merakam tarikh dan masa mesyuarat dengan setiap catatan, serta ringkasan tujuan mesyuarat.
Tulis minit mesyuarat dalam blok pendek satu hingga tiga ayat, supaya ia membaca jenis seperti artikel akhbar. Ini akan menjadikan mata asas mesyuarat lebih mudah difahami untuk pembaca.
