Sukarelawan menawarkan perkhidmatan mereka kepada badan amal, gereja dan organisasi lain yang mereka sukai secara percuma. Walau bagaimanapun, sementara sukarelawan memberikan masa lapang mereka, banyak organisasi tidak mahu sukarelawan mereka membayar untuk sukarelawan kerana mereka menggunakan petrol dan kenderaan mereka sendiri untuk mendapatkan pekerjaan sukarela mereka dan ada juga yang menggunakan kenderaan persendirian mereka untuk melaksanakan kerja. Jika sesebuah organisasi mampu membelinya, ia akan sering membayar balik sukarelawan untuk perbelanjaan perjalanan mereka. Walau bagaimanapun, penjagaan perlu diambil untuk tidak membuat liabiliti cukai untuk sukarelawan.
Borang W-9
Borang W-9 adalah permintaan untuk nombor pengenalan pembayar cukai. Dalam kes sukarelawan, ini akan menjadi nombor Keselamatan Sosial mereka. Ia juga meminta jumlah pengecualian sukarelawan yang ada. Sekiranya organisasi akan menawarkan pembayaran kepada sukarelawan, maka borang ini perlu diisi. Sekiranya pembayaran balik masih tidak dapat dikecualikan, maka maklumat tersebut tidak diperlukan kecuali dalam simpan kira organisasi untuk menunjukkan siapa pembayaran yang telah dibayar.
Pembayaran Balik
Untuk tidak dianggap sebagai pendapatan, pembayaran balik perlu untuk perbelanjaan perjalanan sebenar yang boleh didokumenkan di bawah pelan bertanggungjawab. Ini bermakna sukarelawan perlu menyediakan dokumentasi perbelanjaan dan apa-apa pembayaran balik ke atas perbelanjaan sebenar dikembalikan. Dokumentasi perlu menunjukkan masa, tempat, tujuan perniagaan dan amaun perbelanjaan.
Perbelanjaan Pengangkutan
Perbelanjaan pengangkutan adalah untuk kos perjalanan tempatan. Walaupun ini biasanya dilakukan di dalam kereta, ia termasuk tiket pesawat, tiket bas, kos ulang-alik dan tambang teksi. Juga, sebarang tol dan bayaran letak kereta. Untuk perjalanan dalam kenderaan peribadi, sukar untuk menentukan kos sebenar untuk sesuatu seperti perubahan minyak atau mengisi petrol. Adalah lebih mudah untuk membayar balik sukarelawan setiap batu sehingga kadar penggantian jarak tempuh piawaian persekutuan.
Potongan Perjalanan
Kerajaan persekutuan menetapkan kadar bayaran balik untuk perniagaan, amal, pelantikan perubatan dan batu bergerak setiap tahun berdasarkan kos untuk mengendalikan kenderaan. Sekiranya sukarelawan dibayar balik lebih daripada kadar persekutuan, lebihan itu dianggap sebagai pendapatan, yang mana maklumat mengenai Borang W-9 diperlukan. Jika sukarelawan dibayar balik pada kadar yang lebih rendah, maka sukarelawan juga boleh menuntut perbezaan antara kadar pembayaran balik sebenar dan kadar persekutuan sebagai potongan cukai pendapatan persekutuan.
