Kertas kerja adalah fakta kehidupan dalam perniagaan. Struktur projek kawalan dokumen menyediakan templat untuk klasifikasi, pemprosesan dan penyelenggaraan dokumen. Sistem kawalan dokumen merangkumi pelan pemfailan dokumen manual untuk penggunaan teknologi pencitraan dan teknologi maklumat untuk menyimpan dan mengkatalog dokumen.
Pengenalan
Kawalan dokumen menggabungkan disiplin sains perpustakaan dan pentadbiran pejabat. Ini ditunjukkan dalam mewujudkan struktur fail projek. Sama seperti katalog, sistem kawalan dokumen terdiri daripada mengenal pasti dokumen, memberikan nombor kawalan dan, dalam struktur projek yang lebih terperinci, klasifikasi dan tahap keselamatan. Perniagaan sering menggunakan sistem pengimejan yang secara automatik mewujudkan struktur data, dengan itu menjadikannya lebih cekap untuk mencari dan mencari dokumen menggunakan teknologi komputer.
Saiz
Saiz sistem projek kawalan dokumen boleh berbeza-beza. Sebagai contoh, dalam sistem yang besar, kawalan dokumen boleh dikelaskan ke dalam fungsi yang berbeza, seperti perkhidmatan arkib, perkhidmatan penyimpanan rekod dan perkhidmatan pemeliharaan dokumen.
Kesan
Rancangan strategik kawalan dokumen yang berkesan termasuk sistem audit untuk klasifikasi dan pengendalian dokumen. Prosedur operasi standard berdasarkan fungsi kawalan dokumen boleh dirujuk untuk penyelenggaraan dokumen dan sistem yang menyokong pengurusan dokumen.
