Sebagai majikan, anda perlu sedar undang-undang negeri dan persekutuan yang menetapkan jenis maklumat yang perlu dikekalkan dalam fail kakitangan. Beberapa dokumen kakitangan yang diperlukan termasuk maklumat hubungan peribadi untuk pekerja, status kerja, maklumat gaji dan maklumat prestasi.
Maklumat Pekerjaan
Maklumat pekerjaan dalam fail personel biasanya datang dalam bentuk permohonan pekerjaan atau kertas kerja sewa baru. Fail ini juga termasuk salinan surat tawaran pekerjaan yang dihantar kepada pekerja dan resit yang ditandatangani dari pekerja yang mengakui bahawa dia menerima salinan buku panduan pekerja syarikat. Walaupun fail kakitangan untuk pekerja mesti termasuk tarikh lahir untuk tujuan manfaat, adalah menyalahi undang-undang untuk mendapatkan maklumat ini untuk digunakan dalam menentukan sama ada atau tidak untuk mengupah individu tersebut.
Status Kerja
Status pekerjaan ialah dokumentasi undang-undang yang membuktikan pekerja dapat bekerja di Amerika Syarikat. Sebagai bukti status kerja, fail kakitangan hendaklah termasuk salinan kad keselamatan sosial pekerja. Jika pekerja bukan warganegara Amerika Syarikat, borang I-9 (warganegara bukan AS bersamaan dengan borang W-4), salinan pasport pekerja dan salinan visa pekerja pekerja hendaklah dimasukkan dalam fail kakitangan pekerja.
Penggajian
Satu lagi komponen utama fail kakitangan berkaitan dengan senarai gaji. Majikan mesti mengekalkan borang cukai W-4 persekutuan yang terkini. Bersama-sama dengan borang W-4, fail kakitangan juga boleh mengandungi timeheets untuk tempoh bayar di mana pekerja bekerja. Sekiranya pekerja mempunyai wang yang sah dari gajinya, perintah mahkamah atau salinan ketetapan itu juga mesti di dalam fail kakitangan.
Maklumat Prestasi
Penilaian prestasi adalah sebahagian penting daripada fail kakitangan pekerja. Ini boleh termasuk salinan matlamat profesional dan penilaian profesional pekerja yang ditulis oleh penyelia atau pengurus pekerja. Sekiranya sesuai, fail kakitangan juga mengandungi apa-apa teguran atau amaran yang diterima oleh pekerja sepanjang masa dengan syarikat.
Maklumat Cukai Negeri
Jika keadaan di mana anda menjalankan perniagaan anda mempunyai cukai negeri, maka anda dikehendaki mengekalkan borang W-4 untuk menahan cukai. Sama seperti borang cukai W-4 persekutuan, borang negeri perlu dikemaskini dan dikekalkan dalam fail kakitangan pekerja sebagai rekod sandaran untuk potongan yang sepatutnya dari gaji pekerja dan dalam hal audit oleh IRS atau agensi cukai negeri.
