Laporan perkhidmatan adalah dokumen yang ditulis oleh wakil khidmat pelanggan untuk menjejaki kualiti produk atau perkhidmatan. Pengurusan menggunakan laporan ini untuk merumuskan pelan mengenai cara mengubah produk atau mengubah suai protokol perkhidmatan untuk pengalaman pelanggan yang lebih baik. Ini penting kerana penyesuaian tersebut boleh menyebabkan pengekalan dan rujukan pelanggan yang lebih baik, yang seterusnya dapat diterjemahkan kepada peningkatan pendapatan untuk perniagaan. Apabila anda menulis laporan perkhidmatan, maka adalah penting untuk anda menyajikan maklumat yang jelas dan berharga untuk pembangunan perniagaan.
Tulis nama pelanggan dan maklumat hubungan, termasuk alamat e-melnya jika berkenaan.
Tunjukkan nombor membuat, nombor model, nombor siri, tarikh pembelian dan masa panggilan pelanggan atau lawatan untuk laporan perkhidmatan berorientasikan produk. Berikan tajuk dan perihalan perkhidmatan dan bukan maklumat membuat, model dan siri jika laporan perkhidmatan hanya berurusan dengan perkhidmatan.
Gariskan masalah ini, dengan menyatakan sebarang komen pelanggan tertentu mengenai produk atau perkhidmatan. Tentukan sama ada masalah telah ditimbulkan semula.
Senaraikan perkhidmatan atau produk tertentu yang diberikan atau diberikan untuk memulihkan aduan pelanggan. Sebagai contoh, jika perniagaan anda berurusan dengan komputer dan perisian, anda mungkin menulis "Ran cakera cek untuk mencari sektor pemanduan yang tidak baik" jika pelanggan tersebut mengesyaki bahawa cakera kerasnya gagal.
Senaraikan penyebab masalah, termasuk isu-isu dengan kakitangan. Tunjukkan bahagian yang rosak, jika berkenaan.
Tulis perenggan di mana anda memasukkan sebarang pernyataan atau nota yang mungkin membantu dengan mengelakkan atau menangani aduan yang sama pada masa akan datang. Contohnya, anda mungkin perhatikan bahawa aduan itu diteruskan kepada pasukan tertentu, apakah masalahnya kelihatan pada skala yang lebih besar untuk syarikat atau alat tertentu diperlukan untuk memperbaiki masalah jangka panjang.
Menyediakan penarafan asas kepuasan pelanggan menggunakan garis panduan yang ditetapkan oleh syarikat anda (mis., 10 sama dengan benar).
Tandat dan tentukan laporan.
Petua
-
Banyak laman web menawarkan template untuk laporan perkhidmatan yang mempunyai bahagian untuk maklumat yang ditunjukkan di sini. Menggunakan template sedemikian, atau mencipta templat anda sendiri, akan menghasilkan pengumpulan data yang lebih konsisten dari beberapa wakil khidmat pelanggan.
Simpan perkataan laporan anda sebagai ringkas mungkin. Elakkan menggunakan bahasa "I" sama sekali. Kalimat yang tidak lengkap di mana subjek difahami dan yang bermula dengan kata kerja boleh diterima (mis., "Pemberian penggantian untuk bahagian"), seperti juga peluru. Laporan pelanggan sepatutnya sangat cepat untuk dibaca dan dicipta, kerana wakil mungkin perlu menyediakan puluhan dalam sehari.
Pastikan untuk menandakan nama wakil yang mengendalikan panggilan atau lawatan, walaupun anda berada.
