Segala transaksi kewangan untuk mana-mana organisasi akhirnya diposkan kepada lejar am dalam satu cara atau yang lain. Apabila sebuah program komputer digunakan untuk perakaunan, kebanyakan data kewangan diposkan ke akaun-akaun seperti sub-lejar atau akaun yang diterima-yang secara automatik menyiarkan pada lejar am. Walau bagaimanapun, sesetengah penyertaan mesti dihantar terus ke lejar am. Urusniaga yang sering disiarkan terus kepada buku besar umum adalah perbelanjaan modal, akruan faedah, pengumpulan susut nilai, pelarasan yang akan diterbalikkan dalam tempoh perakaunan seterusnya, dan pelarasan akaun lain yang tidak boleh dibuat melalui sub-lejar. Apabila memasuki buku leher umum, penjagaan tambahan mesti diambil tepat, kerana membetulkan kesilapan dengan beberapa entri lejar umum membuat rekod perakaunan yang tidak kemas. Selain itu, walaupun, posting untuk buku besar tidak rumit.
Berkumpul semua dokumen yang berkaitan dengan penyertaan yang anda perlu pasang pada lejar am. Ini termasuk perjanjian pembelian, pajakan atau perjanjian pinjaman, jadual pelunasan dan jadual susut nilai.
Sediakan spreadsheet di komputer atau di atas kertas, memperincikan setiap entri lejar umum yang perlu disiarkan. Termasuk keterangan lengkap tentang entri lejar umum, akaun yang tepat untuk didebitkan dan amaunnya, dan kemudian akaun yang berkenaan akan dikreditkan dan jumlahnya. Pastikan jumlah debit Anda dalam lajur ke kiri dan kredit dalam lajur ke kanan.
Jumlah debit dan kredit untuk semua entri leher umum anda, dan pastikan jumlah debit dan kredit anda sama. Jika anda telah menyediakan hamparan anda pada komputer anda, cetaknya untuk rujukan semasa anda memasukkan data ke dalam modul lejar umum anda.
Akses modul lejar umum anda dalam program perakaunan anda di komputer anda. Sahkan bahawa tarikh untuk buku besar anda ditetapkan pada tempoh di mana anda ingin menyiarkan penyertaan anda. Ini penting kerana penyertaan sering diposkan ke lejar umum selepas berakhirnya tempoh. Sebagai contoh, semasa bulan semasa mungkin sebenarnya Februari, anda mungkin menyiarkan entri lejar umum untuk Januari, jadi dalam kes ini, pastikan tarikh lejar umum anda ditetapkan pada bulan Januari.
Masukkan entri leher umum anda ke dalam modul lejar umum anda mengikut manual pengguna perisian perakaunan anda.
Cetak laporan penyertaan lejar umum yang tidak diposkan. Meneliti penyertaan buku besar umum anda, semak dengan hamparan anda (dan menambah pita mesin, jika perlu) yang telah anda sediakan. Membuat apa-apa pembetulan yang diperlukan untuk entri lejar umum anda. Jangan hantar ke buku besar umum.
Buat sandaran komputer data lejar umum anda. Labelkan cadangan data lejar umum anda dengan jelas dan simpannya di lokasi yang selamat.
Catat entri buku besar anda mengikut manual pengguna perisian perakaunan anda. Cetak rekod lengkap penyertaan yang telah anda hantar kepada lejar umum anda. Simpan ini dalam fail yang sesuai atau buku lejar sebagai sebahagian daripada rekod perakaunan kekal anda.
Petua
-
Sentiasa mendokumentasikan apa-apa penyertaan yang anda hantar kepada lejar am, kerana anda tidak boleh memastikan bahawa anda akan tersedia untuk menerangkan entri leher umum anda kemudian. Simpan dokumentasi anda dengan selamat sebagai sebahagian daripada rekod perakaunan anda yang tetap. Sekiranya anda tidak menggunakan komputer, sebaliknya hanya membuat perakaunan anda di atas kertas sahaja, secara manual merekodkan atau menyiarkan penyertaan buku besar secara tepat di dalam buku anda dalam format perakaunan yang diterima umum, pastikan untuk mengemas kini baki semua akaun yang terjejas. Sentiasa nyatakan penyertaan buku umum anda dengan teliti, dan simpan rekod perakaunan anda di lokasi yang sangat selamat.
