Komunikasi perniagaan yang berkesan adalah penting untuk kejayaan organisasi anda. Ia mempunyai impak utama terhadap prestasi syarikat anda dan produktiviti pekerja serta pada dasar anda. Sebagai pemilik perniagaan, anda perlu dapat berkomunikasi dengan jelas tentang visi dan matlamat anda, membina hubungan dengan pelanggan dan rakan kongsi berpotensi dan berinteraksi dengan pasukan anda.
Keperluan Komunikasi Perniagaan
Pengurus, Ketua Pegawai Eksekutif, ketua pasukan dan profesional lain mesti belajar bagaimana menjadi komunikator yang baik untuk memenuhi tanggungjawab mereka. Sama ada anda ingin menjual lebih banyak produk, membina pasukan yang kuat atau memaksimumkan usaha pemasaran anda, penting untuk menguasai keperluan komunikasi perniagaan.
Jika anda ingin berjaya, itu tidak cukup untuk menjadi ahli strategi yang baik atau mempunyai idea-idea cemerlang. Pasti, anda boleh menyewa orang untuk berkomunikasi dengan pelanggan anda dan mempromosikan perkhidmatan anda, tetapi anda masih perlu meletakkan penglihatan anda menjadi kata-kata. Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk memberikan maklum balas kepada kakitangan anda, mendengar apa yang mereka katakan dan membincangkan matlamat syarikat.
Komunikasi perniagaan adalah mengenai perkongsian maklumat di kalangan orang di dalam dan di luar organisasi anda. Ia boleh mengambil banyak bentuk, seperti komunikasi formal dan tidak formal, komunikasi dalaman dan luaran, komunikasi perundangan, komunikasi sisi atau mendatar dan banyak lagi. Fikirkannya sebagai saluran dua hala untuk menghantar arahan, idea, pendapat, laporan dan sebagainya.
Agar komunikasi menjadi berkesan, ia mestilah bersifat timbal balik. Anda perlu bercakap dengan jelas dan mendengar dengan teliti. Juga, pastikan anda memahami asas-asas komunikasi perniagaan, iaitu:
- Struktur
- Relevancy
- Ketekalan
- Kejelasan
- Ketenangan dan keutamaan
- Sederhana
Pertama sekali, mesej anda perlu disusun dengan baik dan mempunyai pembukaan, badan dan penutupan. Sama ada anda menghantar e-mel, membuat panggilan telefon atau membentangkan projek, simpan unsur-unsur struktur dalam fikiran. Mulakan dengan pengenalan ringkas mesej anda untuk membolehkan penonton tahu apa yang diharapkan. Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Hari ini, kami akan membincangkan strategi pemasaran kami untuk suku seterusnya." Selanjutnya, kemukakan idea anda secara terperinci. Bergantung pada konteks, anda mungkin perlu menyandarkan kenyataan anda dengan fakta dan angka. Tutup mesej anda dengan kesimpulan ringkas yang menggariskan perkara utama yang telah dibincangkan.
Pastikan mesej anda jelas dan relevan dengan khalayak sasaran. Bayangkan anda cuba menjelaskan kepada pelanggan bahawa dia memerlukan makeover laman web lengkap dan bukannya beberapa perubahan kecil. Anda mungkin tergoda untuk membincangkan reka bentuk web, pengoptimuman enjin carian, kadar bouncing dan aspek teknikal yang lain, tetapi jangan lakukannya. Pelanggan mungkin tidak tahu maksudnya dan mengapa mereka penting. Sebaliknya, anda harus memberi tumpuan kepada bagaimana reka bentuk laman web lengkap akan memberi manfaat kepada perniagaannya. Beritahu dia bahawa dia akan menjangkau lebih ramai pelanggan, meningkatkan kesedaran jenama, meningkatkan kadar pengekalan, memperbaiki keselamatan data dan sebagainya.
Sentiasa pastikan mesej anda konsisten, tetapi menyesuaikan diri dengan penonton dan konteks. Sekiranya anda sentiasa mengubah minda anda, anda mungkin akan kehilangan kredibiliti anda.
Ini satu perkara untuk memberitahu kakitangan anda untuk melindungi data pelanggan dan memastikan perisian mereka dikemas kini dan perkara lain mempunyai dasar keselamatan. Komunikasi bertulis menjadikannya lebih mudah untuk menjelaskan idea-idea dan memastikan semua orang berada pada halaman yang sama.
Juga, pastikan mesej anda tidak dapat diingati. Sertakan kenyataan yang kuat dan jelas yang memperkuat kepercayaan anda dan berkaitan dengan topik itu. Pertimbangkan untuk memulakan atau menamatkan mesej anda dengan petikan atau pembukaan yang kuat. Kadang-kadang, humor juga boleh membantu. Sama ada anda bercakap dengan seorang pelanggan atau pekerja, berikan sesuatu kepadanya untuk diingati.
Menurut ahli psikologi, sesetengah orang lebih cenderung untuk mengingati apa yang mereka lihat atau didengar terakhir. Ini dipanggil kesan kecemasan. Orang lain cenderung untuk mengingati apa yang mereka lihat atau dengar terlebih dahulu, yang dikenali sebagai kesan utama. Oleh itu, masuk akal untuk memulakan dan / atau menutup mesej anda dengan pernyataan yang kuat.
Satu lagi perkara yang harus dipertimbangkan ialah media komunikasi. Bagaimana anda merancang untuk mendapatkan mesej anda? Terdapat pelbagai jenis medium komunikasi, dan masing-masing mempunyai ciri-ciri unik. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada:
- Persembahan
- Laporan
- Komunikasi dalam talian
- Mesyuarat perniagaan
- Mesyuarat video dan telefon
- E-mel
- Media sosial
- Media bercetak
- Kontrak dan dokumen bertulis rasmi lain
Aspek Undang-Undang Komunikasi Perniagaan
Apabila anda menulis kontrak atau memfailkan kertas perundangan, lebih penting lagi untuk berkomunikasi dengan jelas. Komunikasi yang lemah boleh mengakibatkan denda, penipuan, fitnah, kehilangan hasil dan tuntutan mahkamah yang mahal.
Berasaskan diri anda dengan undang-undang di negeri atau daerah anda, termasuk yang berkaitan dengan pengiklanan. Kempen pemasaran anda, sebagai contoh, perlu jujur dan mematuhi undang-undang dalam industri anda. Jika anda menjual makanan tambahan, anda mungkin tidak mendakwa bahawa produk anda menyembuhkan atau mencegah penyakit. Juga, anda tidak boleh memasarkan alkohol dan rokok sebagai memberi manfaat kepada pelanggan. Sandarkan tuntutan anda dengan fakta-fakta yang sukar dan buat pendedahan yang perlu.
Semak semula kontrak dan perjanjian perniagaan anda. Jika anda mempunyai sesuatu untuk mengatakan, tuliskan secara bertulis. Sertakan seksyen yang jelas mentakrif istilah yang digunakan dalam kontrak. Tambah bahagian yang relevan, seperti terma kontrak dan penamatan, jaminan, keterasingan dan kerahsiaan.
Perhatikan bagaimana anda berkomunikasi dengan kakitangan anda juga. Pilih kata-kata anda dengan berhati-hati. Menahan diri daripada membuat ancaman atau membezakan terhadap pekerja. Sebagai contoh, jika anda memberitahu pekerja bahawa dia terlalu muda untuk mengambil projek tertentu, anda mungkin dituduh melakukan diskriminasi umur. Seorang pengurus yang menggoda pekerja kurang upaya boleh dituduh diskriminasi kecacatan, walaupun kelakuannya tidak dimaksudkan untuk menyakiti orang yang dimaksudkan.
Mengapa Komunikasi Perniagaan Penting?
Mengetahui aspek-aspek utama komunikasi, ia tidak sukar untuk difahami mengapa ia sangat penting. Komunikasi yang efektif dapat memperkuat hubungan anda dengan pelanggan, pekerja dan rakan kongsi perniagaan sambil memastikan pematuhan undang-undang. Selain itu, ia dapat memberi anda daya saing dan membantu anda memanfaatkan sepenuhnya usaha pemasaran anda.
Kepentingan komunikasi luaran dalam organisasi tidak boleh dipandang rendah. Sebagai pengurus atau pemilik perniagaan, anda perlu menyampaikan mesej anda kepada penonton sasaran serta kepada pelabur, pemegang saham, pembekal dan rakan kongsi yang berpotensi. Acara langsung, sebagai contoh, memberi anda peluang untuk menarik perhatian prospek anda atau membiayai pembiayaan untuk perniagaan kecil anda. Ucapan baik atau persembahan produk yang menarik boleh meningkatkan reputasi anda dan menjana jualan. Temu bual dan siaran akhbar membolehkan anda memaklumkan pelanggan dan pelabur mengenai projek terkini anda. Sebagai contoh, anda mungkin ingin bercakap mengenai kolaborasi baru anda dengan jenama atau tentang barisan produk baru yang akan mengganggu industri. Jika anda berkomunikasi dengan jelas dan memberikan nilai sebenar, anda akan menjana buzz di sekitar jenama anda.
Komunikasi dalaman juga penting. Hampir separuh daripada pekerja jarang atau tidak pernah meninggalkan mesyuarat mengetahui apa yang perlu dilakukan seterusnya. Malah, 21 peratus profesional tidak mempunyai rancangan formal untuk komunikasi dalaman. Jika anda gagal menyatakan dengan jelas tujuan dan objektif mesyuarat, anda boleh membuat kekeliruan dan konflik di tempat kerja.
Pemimpin yang berkomunikasi dapat meningkatkan semangat pekerja, mengurangkan kadar perolehan dan meningkatkan produktiviti dalam organisasi. Mereka juga mempunyai ikatan yang lebih kuat dengan pasukan mereka dan mengalami konflik yang lebih sedikit. Tambahan pula, komunikasi dalaman yang berkesan memastikan pekerja anda memahami peranan mereka dan sumbangan yang mereka buat kepada pertumbuhan dan kejayaan syarikat.
