Perniagaan menggunakan pelbagai bentuk pemasaran dan komunikasi setiap hari. Reka bentuk dan kandungan kepala surat yang digunakan untuk setiap jenis komunikasi sering kali menjadi prospek pertama tentang syarikat. Walaupun reka bentuk dan kreativiti mempunyai kemungkinan tidak berkesudahan, syarikat biasanya mematuhi empat surat edaran standard dalam komunikasi perniagaan.
Letterhead Standard
Huruf standard merujuk kepada entiti keseluruhan dan biasanya digunakan untuk tujuan pentadbiran atau perkhidmatan yang berorientasikan perkhidmatan. Penonton biasanya umum dan meluas, dan surat itu mungkin merupakan dokumen bentuk seperti surat lalai, notis atau invois. Huruf standard biasanya merangkumi nama dan alamat syarikat itu, serta logo atau watermark logo jika syarikat itu mempunyai satu.
Letterhead Specialized
Huruf khusus adalah seperti surat sulung standard kecuali ia biasanya berasal dari jabatan tertentu syarikat seperti perakaunan, undang-undang atau pemasaran. Penonton mungkin lebih berminat dengan kawasan yang mereka terima komunikasi. Sebagai contoh, dalam syarikat runcit, penonton boleh menjadi sekumpulan vendor untuk kawasan perkilangan syarikat atau sekumpulan juruaudit bagi kawasan perakaunan syarikat. Seperti surat sulung standard, surat khas termasuk nama syarikat, alamat dan logo atau watermark; Walau bagaimanapun, jabatan khusus atau kawasan syarikat dimasukkan, serta apa-apa imej atau logo lain kepada jabatan.
Letterhead Custom
Huruf huruf khusus biasanya lebih subjek khusus daripada jenis lain dan umumnya berasal dari satu orang tertentu. HeadHad ini biasanya digunakan untuk komunikasi antara muka seperti memo atau pembentangan. Mereka juga digunakan untuk komunikasi luaran dan umumnya tidak bertujuan untuk digunakan dalam bentuk dokumen. Menggunakan industri peruncitan sebagai contoh sekali lagi, pengurus projek mungkin mempunyai surat tersuai sendiri untuk digunakan dalam menghantar komunikasi luaran kepada kontraktor bebas mereka. Bersama nama syarikat, alamat, logo dan kawasan tertentu, surat peribadi juga termasuk nama penghantar serta maklumat hubungan perniagaannya.
Letterhead Eksekutif
Huruf eksekutif adalah seperti kepala huruf tersuai dalam penonton yang dimaksudkan dan perkara itu khusus untuk satu orang atau isu. Huruf tertentu ini dikhaskan untuk kakitangan di peringkat pengarah atau yang lebih tinggi dan digunakan untuk tujuan mulai dari surat penamatan untuk menawarkan surat. Huruf eksekutif juga boleh muncul dalam bentuk surat dari satu eksekutif khusus. Sebagai contoh, eksekutif mungkin mempunyai banyak surat bentuk yang berbeza yang dihantar untuk tujuan lalai. Walaupun mereka mempunyai sifat yang meluas, penerima lebih cenderung untuk menunjukkan tindak balas yang sesuai apabila menerima komunikasi daripada kedudukan yang lebih tinggi berbanding dengan menerima surat borang yang dihantar kepada berbilang penerima pada kop surat standard. Huruf eksekutif diformat seperti kepala huruf tersuai, walaupun ia dapat menyerlahkan tajuk pengirim tertentu dengan font tebal atau lebih besar. Kertas ini juga biasanya mempunyai kualiti yang lebih tinggi.
Reka Bentuk dan Format
Semua letterheads syarikat harus unik dalam reka bentuk tetapi sebagai standard yang mungkin dalam format. Reka bentuk ini harus menunjukkan penonton anda kebudayaan dan tanda dagangan syarikat anda serta-merta. Contohnya, jika syarikat anda memiliki warna pemasaran tertentu, logo atau slogan, ini harus dimasukkan dalam semua surat. Jika anda hanya menggunakan percetakan hitam dan putih, logo dan slogan anda harus lebih menonjol. Fon kepala surat anda harus menonjol; Walau bagaimanapun, ia tidak sepatutnya sukar atau tidak boleh dibaca kepada pembaca. Secara khusus, kepala surat anda tidak boleh mengambil lebih banyak halaman daripada yang diperlukan.
