Kebanyakan hotel mengendalikan audit waktu malam, atau cek imbangan pengarah tetamu.Pemeriksaan ini telah selesai untuk memastikan ketepatan akaun tetamu, untuk mengesahkan transaksi kewangan hari ini dan untuk mengesan peratusan penghunian dan pendapatan bilik serta untuk mengetahui tetamu yang akan memeriksa hari berikutnya. Audit waktu malam boleh dijalankan secara manual atau elektronik, dan terdapat banyak langkah dalam prosedur keseluruhan.
Lengkapkan Pengecualian Caj Belum Dibayar
Juruaudit malam bertanggungjawab memastikan semua urus niaga tetamu dari hari itu dicaj dengan betul dan dihantar ke akaun tetamu. Caj ini mesti diposkan pada tarikh yang tepat, atau kekeliruan dan percanggahan mungkin timbul apabila tetamu sedang memeriksa. Beberapa contoh caj seperti ini termasuk yuran perkhidmatan bilik, bayaran telefon atau Internet, yuran pembersihan kering, caj mini bar atau kos parkir valet.
Status dan Kadar Bilik Rekonsiliasi
Selepas mengkaji laporan hunian hari dan laporan status pengemasan, yang disiapkan setiap pagi, juruaudit malam mesti mendamaikan sebarang percanggahan antara kedua-dua laporan untuk mengetahui status penghunian bilik hotel sebenar. Dia kemudian membandingkan rekod pendaftaran tetamu dengan laporan bilik untuk memastikan bahawa harga yang dipertandingkan, atau yang dipetik, sepadan. Sebagai contoh, sesetengah tetamu boleh memetik diskaun bilik korporat semasa daftar masuk, tetapi sistem tempahan telah disenaraikan sebagai kadar standard.
Sahkan No-Shows
Apabila tetamu mempunyai tempahan tetapi tidak pernah mendaftar masuk, mereka dianggap tidak menunjukkan. Juruaudit malam mesti menyemak maklumat ini di sistem pejabat hadapan untuk memastikan tempahan pendua dihapuskan, bil-bil tidak dikenakan dan bilik ditandakan tersedia. Dia juga mesti membuat nota dalam sistem yang pelanggan tidak muncul sehingga tidak ada masalah apabila no-show dikenakan bayaran.
Harga dan Cukai Bilik
Proses pengauditan malam ini biasanya lebih mudah dengan sistem automatik. Juruaudit malam hanya menyiarkan, atau membuat bayaran untuk, kadar malam bilik sebenar dan apa-apa cukai yang dikenakan ke semua bilik yang diduduki. Selepas mengesahkan kadar dan cukai, juruaudit malam mencipta kadar bilik dan laporan cukai.
Laporan Generasi
Juruaudit malam membuat beberapa laporan selain daripada kadar bilik dan laporan cukai. Ini termasuk laporan operasi harian, laporan jabatan berasingan dan laporan baki yang tinggi. Laporan operasi harian terdiri daripada ringkasan perniagaan sepanjang hari dan termasuk butir-butir seperti pendapatan keseluruhan, transaksi tunai pejabat hadapan, statistik operasi dan penghutang. Laporan jabatan berasingan merangkumi semua transaksi dari jabatan hotel lain, seperti restoran atau bar di tempat, perkhidmatan bilik dan kawasan hotel lain. Laporan imbangan tinggi hanya mengenal pasti tetamu yang mungkin mendekati batas kredit akaun mereka.
Prosedur Akhir
Juruaudit malam membandingkan bayaran tunai dan pembayaran, mengimbangi daftar dan kemudian membuat baucar deposit tunai untuk bank. Dia kemudian menyokong sistem komputer hotel untuk memastikan semua maklumat disimpan. Prosedur terakhir adalah mengedarkan semua laporan dan maklumat kepada pihak yang sesuai, seperti pengurus umum, pengurus meja depan dan pengurus kamar atau pengurus restoran.
