Perakaunan adalah fungsi perniagaan terperinci di mana syarikat merekod, melaporkan dan menganalisis transaksi kewangan. Maklumat ini biasanya memberikan sokongan kepada keputusan pengurusan dan keputusan pelaburan untuk pihak berkepentingan perniagaan luaran. Maklumat perakaunan biasanya memerlukan dokumentasi untuk laporan dan perakaunan yang disediakan. Dokumentasi ini menyokong maklumat perakaunan dan menyediakan individu dengan lebih banyak dokumen atau angka untuk menilai laporan.
Manuals
Manual perakaunan mendokumenkan dasar dan prosedur tertentu syarikat berikut apabila mengendalikan maklumat kewangan. Di Amerika Syarikat, prinsip perakaunan yang diterima secara umum (GAAP) adalah piawaian perakaunan yang paling berwibawa. GAAP adalah berasaskan prinsip, yang bermaksud syarikat mempunyai tahap latitud tertentu ketika menerapkan prinsip-prinsip kepada maklumat kewangan syarikat mereka. Walau bagaimanapun, pemilik perniagaan dan pengurus biasanya membuat manual untuk menyediakan dokumentasi sokongan mengenai kaedah tertentu yang mereka gunakan semasa menggunakan GAAP. Syarikat yang dipegang secara terbuka juga mesti mendedahkan maklumat ini dalam laporan kewangan mereka yang dikeluarkan kepada orang ramai.
Maklumat Transaksi
Syarikat sering memerlukan maklumat atau dokumentasi tertentu untuk transaksi kewangan yang berbeza. Contohnya, keranan akaun kerap biasanya termasuk pesanan pembelian, menerima invois tiket dan vendor apabila meminta tandatangan pemilik cek. Dokumentasi ini membantu pemilik memahami tujuan pemeriksaan dan mengesahkan ketepatan dan kesahannya. Urus niaga lain memerlukan dokumentasi yang serupa untuk transaksi perakaunan. Tarikh, amaun, tujuan urus niaga, tandatangan penyedia, tandatangan kuasa dan maklumat lain mungkin diperlukan untuk transaksi perakaunan.
Trail Audit
Jejak audit sering merupakan prosedur dokumentasi yang paling biasa dalam perakaunan. Maklumat jejak audit membantu individu melihat bagaimana jabatan perakaunan menyelesaikan transaksi kewangan dan perakaunan. Sistem perakaunan berkomputer telah memperkukuhkan proses jejak audit kerana kebanyakan sistem merekodkan setem masa / tarikh yang memperincikan rakaman transaksi. Prosedur jejak audit lain termasuk menyediakan dokumen urus niaga permulaan, nota tulisan tangan mengenai pemeriksaan matematik atau pengiraan lain, salinan catatan jurnal, dan setem yang menandakan resit transaksi oleh syarikat atau kemasukan dalam lejar perakaunan.
