Selama berabad-abad, kontrak telah menjadi cara sejagat untuk mewujudkan perjanjian yang sah di antara dua pihak. Pengurusan kontrak melibatkan pengurusan hubungan antara entiti, seperti pelanggan, rakan kongsi, pembekal, atau kakitangan. Prosedur termasuk butir-butir mengenai cara menjalankan rundingan, pelaksanaan, penamatan, dan pembaharuan.
Elemen Prosedur
Matlamat anda dalam pengurusan kontrak ialah memaksimumkan keuntungan dan meminimumkan risiko. Prosedur jelas yang jelas memudahkan koordinasi antara pihak yang terlibat. Kontrak komersial termasuk invois, pesanan pembelian, dan perjanjian perkongsian. Melaksanakan prosedur pengurusan kontrak menggunakan sistem perisian komputer atau hanya didokumenkan sebagai manual.
Prosedur anda harus menentukan bagaimana keperluan untuk produk atau perkhidmatan yang disediakan ditentukan. Kepatuhan terhadap spesifikasi kontrak sering menjadi asas untuk menentukan kualiti. Mengubah keperluan perniagaan menyebabkan perubahan kepada kontrak, seperti yang dibenarkan oleh prosedur pengurusan kontrak. Sediakan prosedur pengurusan kontrak yang komprehensif supaya jika isu-isu yang dipertikaikan dan isu-isu kewajipan yang belum dipenuhi timbul, mereka diselesaikan lebih cepat kerana kontrak anda kukuh.
Pastikan anda mematuhi undang-undang dan peraturan yang mentadbir bahasa kontrak dan hak dan tanggungjawab mereka yang terlibat. Walaupun sekali jabat tangan mudah dianggap mengikat secara sah, syarikat moden kini bergantung pada satu siri dokumen undang-undang untuk menjalankan perniagaan. Dokumen bagaimana untuk menghasilkan empat jenis kontrak utama: harga tetap, kos yang boleh dibayar balik, sebahagiannya ditakrifkan, dan perjanjian surat. Prosedur untuk pembangunan kontrak dan pengurusan untuk setiap jenis harus menunjukkan bagaimana untuk menyenaraikan harga, menentukan skop, menentukan jadual penghantaran, menilai risiko bagi setiap pihak, dan terangkan hubungan perniagaan yang sedang berjalan (jika relevan).
Bersedia untuk menangani senario yang berbeza. Bagi kontrak harga tetap, prosedur tambahan harus menyatakan syarat-syarat yang membebankan seperti cara menulis kontrak jika jumlah bahan yang tidak diketahui atau aktiviti yang diperluaskan dalam tempoh masa yang panjang. Sesetengah industri, seperti industri pembinaan, termasuk insentif dalam kontrak untuk memacu keberkesanan operasi. Prosedur yang berkaitan dengan kontrak kos balik boleh menentukan cara menentukan keadaan supaya pembeli menganggap risiko kewangan dari penjual dengan menyetujui harga yang meliputi (biasanya) semua kos ditambah dengan bayaran. Kaedah-kaedah untuk memantau jenis kontrak (biasanya digunakan oleh agensi bukan keuntungan atau rakan kongsi perniagaan yang keuntungan kewangan bukan matlamat utama) melibatkan penyataan jangkaan yang jelas. Sediakan prosedur untuk perjanjian kontrak dan surat sepertimana juga. Melabur masa dan usaha untuk membangunkan prosedur komprehensif memastikan operasi syarikat anda mengalir dengan lancar.
