Sebagai pengurus projek, sebaik sahaja projek anda selesai, anda perlu memastikan bahawa hasil projek memenuhi jangkaan. Kemudian, anda perlu melengkapkan beberapa dokumen akhir dan menutup projek. Prosedur tipikal termasuk mendapatkan kelulusan, memindahkan pemilikan dan melepaskan produk menjadi pengeluaran. Biasanya, anda menandatangani projek sebagai selesai dengan menjalankan ujian untuk memastikan pasukan telah menyelesaikan kerja dan mengemas kini laporan status untuk menunjukkan penyelesaian.
Mengendalikan ujian penerimaan. Kaedah penerimaan tidak rasmi termasuk melengkapkan pemasangan atau acara. Kaedah penerimaan formal termasuk ujian pengguna terhadap kriteria yang ditetapkan awal dalam fasa perancangan projek. Sebagai contoh, projek pembangunan aplikasi perisian biasanya termasuk fungsi, sistem dan ujian pengguna untuk membuktikan bahawa produk berfungsi seperti yang diharapkan. Sekiranya pengguna mendapati bahawa produk tidak memenuhi keperluan mereka, mereka menolak penyampaian dan semakan yang perlu dibuat sebelum penyelesaian projek dapat berlaku.
Buat dokumen tandatangan. Perjanjian penerimaan ini menyenaraikan kriteria kejayaan projek. Sebagai contoh, buat senarai semak untuk menguji sistem pelaporan yang direka untuk membolehkan rakaman masa yang digunakan untuk kerja sukarelawan pekerja. Pengguna mesti mengesahkan bahawa mereka boleh menggunakan borang berasaskan intranet untuk menghantar dan menyemak hanya jam mereka pada aktiviti terpilih. Pengurus hanya boleh menyemak penyerahan pekerja di bawah pengawasan mereka. Permohonan hendaklah menghantar e-mel kepada pengurus dan pekerja untuk memaklumkan kepada mereka tentang penyerahannya. Pekerja harus dapat meminta agar tambahan aktiviti ditambah ke borang penyerahan.
Dapatkan kelulusan projek akhir dari pelanggan, penaja dan pemegang kepentingan. Orang-orang ini boleh menandatangani salinan kertas perjanjian penerimaan atau menggunakan templat atau bentuk dalam talian, seperti yang disediakan oleh laman web Microsoft Office. Sebagai contoh, gunakan borang InfoPath untuk menunjukkan status projek secara visual dengan menggunakan pemformatan bersyarat yang menunjukkan dan menyembunyikan imej berdasarkan status projek.
Petua
-
Daripada prosedur daftar keluar berasaskan kertas, hantar mesej e-mel. Sebagai contoh, menggunakan Microsoft Outlook, tekan kekunci "CTRL / N" untuk membuat mesej baru. Dari menu "Pilihan", klik butang "Gunakan Butiran Mengundi" togol. Pilih pilihan "Luluskan; Tolak". Dalam medan "Subjek:", taipkan penerangan ringkas projek yang anda mahu penerima e-mel dilog masuk. Anda boleh memasukkan teks tambahan, grafik atau dokumen. Klik butang "Hantar". Penerima anda menerima mesej mel dengan arahan untuk "Undi dengan mengklik Suapan dalam kumpulan Respond di atas." Klik butang "Penjejakan" pada mesej asal anda untuk melihat siapa yang telah diluluskan dan yang telah menolak.
