Ia sering kos efektif untuk majikan untuk meminta pekerja memandu kereta mereka sendiri semasa bekerja, bukannya melabur dalam kenderaan milik syarikat. Walau bagaimanapun, ini mengenakan kos kepada pekerja. Organisasi sering membayar ganti rugi untuk menarik dan mengekalkan pekerja yang baik. Berikutan garis panduan Perkhidmatan Hasil Dalaman untuk membayar balik kos operasi kenderaan berdasarkan jarak tempuh, kedua-dua majikan dan pekerja mempunyai kelebihan cukai yang signifikan.
Asas Penggantian Mileage
Setiap tahun, IRS menerbitkan kadar standard dikemaskini untuk penggantian jarak tempuh cukai. Kadar ini mencerminkan purata kos operasi kenderaan bermotor seperti kereta, van dan SUV. Sebagai contoh, kadar standard untuk 2015 ialah 57.5 sen setiap batu. IRS menetapkan kadar pada tahap yang meliputi bukan sahaja petrol, tetapi kos operasi normal, termasuk insurans, lesen dan penyelenggaraan. Majikan boleh menjejaki perbelanjaan kenderaan sebenar tetapi secara amnya tidak, kerana menggunakan kadar standard menjadikan rekod penyimpanan tambahan tidak diperlukan. Kadar standard tidak meliputi item seperti tempat letak kereta atau bayaran tol. Majikan boleh membayar balik kos ini sebagai perbelanjaan perniagaan, tetapi ia mesti dikendalikan sebagai item yang berasingan.
Perjalanan Perniagaan yang Dibenarkan
Majikan hanya boleh membayar ganti rugi cukai yang dikecualikan cukai untuk memandu yang berkaitan dengan pekerjaan. Ini bererti pekerja tidak boleh melakukan tugas peribadi dan masih menuntut perjalanan sebagai perbelanjaan perniagaan. Sebagai contoh, perjalanan untuk bertemu dengan pelanggan boleh ditolak, tetapi mengambil perjalanan sampingan untuk membuat deposit bank peribadi tidak. Di samping itu, memandu antara kerja dan rumah setiap hari tidak boleh dikurangkan perjalanan. Kadang-kadang majikan membayar balik perbatuan, terutamanya untuk perjalanan perniagaan yang panjang. Apabila ini dilakukan, pekerja mesti mengembalikan jumlah yang tidak digunakan.
Pelancongan Perjalanan Perniagaan
Keperluan dokumentasi penggantian jarak jauh IRS adalah mudah apabila kadar standard digunakan. Ini kerana kadar standard merangkumi semua kos operasi biasa, jadi majikan tidak dikehendaki untuk menjejaki kos seperti gas dan pembaikan. Seorang pekerja mesti menyediakan rekod perjalanan yang berkaitan dengan pekerjaan. Mereka biasanya menyimpan log perbatuan dan perlu mengemukakannya untuk bayaran balik pada jadual biasa. Setiap entri log perlu memasukkan bacaan odometer awal dan akhir. Penyertaan juga mesti memberikan penerangan ringkas tentang tujuan dan destinasi perjalanan itu.
Pembayaran Balik dan Cukai
Jika majikan membayar pekerja lebih daripada jumlah yang dibenarkan, lebihan itu adalah pampasan yang boleh dikenakan cukai dan mesti pergi ke W-2 pekerja tersebut. Jika tidak, penggantian jarak tempuh adalah perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak untuk majikan. Pekerja tidak mempunyai liabiliti cukai untuk pembayaran balik kepada kadar standard, dan wang itu tidak dilaporkan sebagai pampasan pada W-2. Apabila majikan memilih untuk membayar jumlah yang lebih kecil, pekerja boleh menghapuskan perbezaan pada pulangan cukai mereka.
