Sekiranya ada satu perkara yang pekerja cenderung kurang daripada mesyuarat, ini adalah ketika masa mesyuarat telah berubah, memaksa mereka mengubah jadual mereka dengan sewajarnya. Namun, ia jauh lebih buruk untuk pekerja anda tidak mengetahui. Simpan pekerja anda dalam gelung dengan menulis memo yang menyedarkan mereka kepada perubahan. Mereka mungkin tidak menyukai mesej itu, tetapi mereka akan menghargai bahawa memo anda - seperti semua bentuk komunikasi dalaman yang terbaik - adalah pendek dan tepat.
Tulis tajuk maklumat memo anda. Gulung kiri dan ke empat baris berasingan, tulis "Tarikh," "Kepada," "Dari" dan "Subjek." Setiap harus diikuti oleh kolon. Selepas "Dari:" tulis nama dan tajuk anda.
Tuliskan tidak lebih daripada tiga perenggan tunggal spasi mengenai perubahan masa mesyuarat, jarak dua antara perenggan. Dalam perenggan pertama, tuliskan masanya dan masa mesyuarat yang dijadualkan semula. Nyatakan sama ada lokasi mesyuarat telah berubah atau kekal sama.
Terangkan sebab perubahan masa dengan cara yang positif. Pekerja mungkin mempersoalkan mengapa masa mesyuarat telah berubah, tetapi terdapat potensi untuk membahayakan maklumat organisasi sulit. Isu isu ini secara positif dengan mengatakan, "Masa mesyuarat telah berubah untuk lebih baik menampung keperluan dan jadual setiap orang yang kehadirannya diperlukan dalam mesyuarat."
Tulis perenggan ketiga yang lebih baik. Sebagai contoh, "Terima kasih terlebih dahulu untuk kerjasama anda dalam menampung perubahan jadual ini. Saya berharap dapat melihat anda di (waktu dan tempat mesyuarat)."
Tulis inisial anda selepas nama anda untuk stroke kehadiran dan kredibiliti yang ditambah. Anda tidak perlu menandatangani bahagian bawah memo kerana nama anda dicetak di bahagian atas, di tajuk.
Menurun dan mengedit memo anda sebelum menyebarkannya. Jangan biarkan seorang pekerja menangkap kesilapan dalam mana-mana bahan komunikasi anda.
Menyebarkan memo dengan betul dan untuk pendedahan yang terbaik. Ingatlah bahawa anda tidak mahu pekerja yang tidak hadir untuk kembali ke garisan pejabat legenda, "Saya rasa saya tidak mendapat memo itu." Memo seluruh syarikat sering diposting di bilik makan dan bilik istirahat. Untuk menambah "insurans," buat salinan memo untuk setiap pekerja dan letakkan di dalam peti mel atau di mejanya.
