Memindahkan seluruh pejabat memerlukan ramai orang, tarikh akhir yang ketat dan keperluan khusus. Menggunakan alat pengurusan projek, seperti piagam projek, dapat mengimbangi jangkaan pemangku kepentingan projek anda dan kebolehan pasukan projek anda: dengan menentukan skop anda lebih awal, anda dapat mempertahankan integriti projek anda dan menetapkan matlamat yang munasabah, dapat dicapai. Walaupun kebanyakan templat piagam direka bentuk untuk projek pembinaan atau perisian, ia hanya mengambil beberapa penyesuaian untuk menjadikannya berfungsi untuk penempatan semula anda.
Terangkan kes perniagaan anda. Sertakan sebab untuk bergerak, contohnya: kekangan pengawalseliaan, kewangan atau pengembangan. Namakan penaja projek dan pengurus projek. Tambahan pula, memperkenalkan dokumen dan strukturnya.
Tentukan skop projek. Inilah bahagian yang paling penting dalam piagam anda: menjadi sangat spesifik. Senaraikan sama ada pasukan anda bertanggungjawab untuk memberi ruang pejabat baharu kepada orang, menyambung semula rangkaian komunikasi, menubuhkan pelan pengurusan kemudahan, atau hanya memindahkan perabot.
Senarai pihak berkepentingan, ahli pasukan dan tanggungjawab. Pihak berkepentingan menjaga sama ada projek itu berjaya atau mungkin tidak melaksanakan tugas projek. Sertakan ahli pasukan dalaman dan luaran, seperti mana-mana kakitangan syarikat atau utiliti yang bergerak, yang akan diperlukan untuk memuktamadkan langkah itu. Tentukan pasukan mana yang bertanggungjawab bagi setiap komponen yang disenaraikan di bahagian skop.
Buat garis masa peringkat tinggi untuk penghantaran projek anda. Jadual projek anda akan menentukan tarikh tertentu, tetapi gunakan ruang ini untuk memberi pemikir yang umum tentang apa yang diharapkan. Mereka akan menandatangani anggaran anda, jadi seperti mungkin yang realistik.
Merumuskan risiko dan kebergantungan projek. Projek besar akan mempunyai dokumen pengurusan risiko yang berasingan, namun anda harus menyerlahkan apa-apa faktor yang diketahui yang boleh melambatkan atau menggagalkan langkah itu. Isu-isu ini boleh termasuk pemeriksaan gagal, ganti rugi kepada aset dalam perjalanan, atau juruteknik lewat lewat, contohnya.
Dapatkan tanda tangan pada projek anda. Piagam anda perlu disimpulkan dengan senarai sebarang dokumen tambahan yang akan diwujudkan sebagai sebahagian daripada perancangan projek anda. Tinggalkan ruang untuk semua pihak berkepentingan yang ditakrifkan dalam Langkah 3 untuk secara rasmi menandatangani projek anda.
Petua
-
Meneruskan semula bahagian "pengujian" tradisional dalam pelan projek perisian untuk melakukan ujian jaminan mutu di ruang baru, contohnya: apakah sistem keamanan berfungsi, semua sambungan telepon beralih dengan benar, antara faktor lain. Pastikan ahli pasukan luaran sentiasa berfikiran apabila membuat dependensi projek. Sebagai contoh, meja tidak boleh dipindahkan sehingga permaidani baru dipasang.
