Surat adalah cara terbaik untuk memastikan pekerja atau pelanggan diberitahu mengenai perubahan dalam dasar. Orang ramai cenderung untuk mengabaikan tanda dan e-mel kerana mereka dibombardir dengan begitu banyak iklan dan mesej e-mel setiap hari. Sebaliknya, surat lebih sukar untuk diabaikan kerana ia berkaitan dengan formaliti dan mesej penting. Surat pemberitahuan mudah ditulis dan sangat berkesan.
Muatkan kepala surat syarikat ke dalam pencetak anda. Kebanyakan syarikat mempunyai dasar yang komunikasi rasmi mesti di atas kepala kerana ia membantu menyampaikan idea tentang konsistensi dan kuasa.
Buka huruf dengan menaip tarikh. Sekiranya surat tersebut akan dihantar kepada individu, taipkan nama dan alamat penerima. Sekiranya surat tersebut menjadi sebahagian daripada notis yang sama dengan notis yang sama, jangan taipkan nama tersebut, atau gunakan ciri gabungan mel pada program pemprosesan kata anda untuk memasukkan nama-nama.
Mulailah surat tersebut dengan menaip "Dear Mr./Ms (Nama)" yang diikuti dengan usus besar, atau untuk surat yang lebih umum "Pelanggan Yang Dihargai" atau yang serupa.
Mulailah surat tersebut secara ringkas menerangkan keadaan. Jika anda menulis untuk memberikan berita buruk, seperti dalam notis buku tertunggak atau bil masa yang lalu, terangkan apa rang undang-undang itu dan berapa lewatnya. Sekiranya anda menulis untuk memaklumkan kepada pelanggan mengenai perubahan dasar, jelaskan masalah yang mewujudkan keperluan perubahan dasar.
Terangkan notis dengan jelas dan ringkas supaya penerima tidak akan terlepas mesej. Sediakan tarikh yang berkaitan untuk bila dasar tersebut akan berkuatkuasa.
Beri maklumat tindakan seperti mana-mana tarikh akhir atau prosedur yang harus diterima oleh penerima surat. Sediakan maklumat hubungan anda sekiranya mereka mempunyai soalan.
Tutup surat tersebut dengan berterima kasih kepada pekerja atau pelanggan untuk perhatiannya, dan taipkan nama anda. Masuk ruang di atas nama anda.
Petua
-
Simpan surat ringkas dan perkara fakta. Jika anda memohon maaf terlalu banyak pelanggan atau pekerja mungkin mentafsirkan ini sebagai petunjuk bahawa mereka boleh berhujah dengan notis atau perubahan dasar.
