Organisasi anda hanya membuat program baru, dan anda perlu membiarkan pelanggan mengetahui tentangnya. Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah untuk menghantar setiap pelanggan surat yang memberitahunya tentang program tersebut. Untuk mendapatkan perhatian pelanggan, surat anda mesti terlibat supaya dia akan membacanya, dan surat anda mesti bermaklumat supaya dia akan memahami dengan tepat apa program itu. Walaupun program ini akan memberi manfaat kepada pelanggan anda, orang cenderung enggan membaca surat langsung, jadi anda mesti menyerang tepat keseimbangan antara informasi dan persuasi.
Taipkan tarikh, dan luncurkan baris. Gunakan fungsi penggabungan mel pada program pemprosesan kata anda untuk menambah nama dan alamat klien, atau biarkan mereka jika anda lebih suka huruf umum.
Langkau baris tambahan dan taipkan "Dear Mr./Ms (Nama Klien)" yang diikuti dengan usus besar atau taipkan "Klien Yang Dihargai" diikuti dengan usus besar untuk penghormatan umum. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa orang lebih cenderung untuk membaca mesej yang ditujukan kepada mereka, jadi jika anda boleh menambah nama dan alamat klien, anda perlu berbuat demikian.
Mulailah surat dengan sesuatu yang akan menarik perhatian pelanggan. Fakta atau statistik relevan mungkin menarik minat mereka; contohnya. "Tahukah anda bahawa anda boleh memastikan anak-anak anda $ 50.00 sebulan dalam program baru kami?" Bermula dengan faedah langsung seperti ini akan menangkap perhatian pelanggan dan mendorong mereka untuk membaca lebih lanjut.
Berikan butiran umum mengenai program ini. Sediakan maklumat yang cukup bahawa para pelanggan dapat membuat keputusan yang tepat tetapi tidak begitu banyak yang akan anda habiskan dengan cetak yang halus. Beritahu mereka di mana mereka boleh mendapatkan butiran; sebagai contoh, letakkan pada butiran laman web anda dan paket selamat datang, bersama dengan aplikasi program.
Beritahu pelanggan apa yang perlu dilakukan jika mereka berminat. Sediakan nombor telefon atau laman web di mana mereka boleh mendaftar. Berikan tarikh, tempat dan tarikh akhir yang relevan, jika berkenaan.
Tutup huruf dengan menaip "Hormat," dan langkai tiga ruang baris. Taipkan nama anda. Cetak huruf di laman web organisasi anda dan tandakan nama anda di atas nama ditaip anda dalam setiap huruf. Jika anda tidak dapat menandatangani setiap salinan, buat graf nama anda dan masukkannya ke dalam dokumen supaya apabila anda mencetak huruf, mereka masing-masing akan mempunyai "tandatangan".
