Penggajian adalah aspek penting dalam perniagaan dengan pekerja. Agar pekerja dan cukai gaji dibayar tepat pada masanya dan tepat, jabatan gaji hendaklah berstruktur. Untuk mencapai kecekapan dalam jabatan, majikan hendaklah mendokumenkan prosedur gaji. Tidak kira sama ada gaji besar atau kecil, prosedur gaji tertulis adalah penting untuk pembayaran gaji yang berjaya.
Buat borang prosedur gaji. Jabatan gaji biasanya bekerja rapat dengan jabatan sumber manusia untuk memastikan pungutan gaji yang tepat dan pemprosesan manfaat pekerja. Sebilangan bentuk digunakan dalam proses ini: kad masa / kad masa, Borang W-2, jadual gaji dan / atau kalendar, borang permintaan bercuti, borang kebenaran deposit langsung dan lembaran pemantauan hari sakit. Anda boleh membeli borang ini di kedai alat tulis atau mempunyai syarikat percetakan yang menyesuaikannya.
Dokumen prosedur pembekalan masa. Jabatan Buruh A.S. mencatatkan bahawa anda boleh menggunakan mana-mana sistem timekeeping yang anda inginkan dengan syarat ia betul dan lengkap. Prosedur pengawasan hendaklah termasuk tarikh akhir penyerahan lembaran masa dan kaedah yang digunakan untuk mengira masa pekerja.
Sebagai contoh, tulis prosedur untuk mengira kad masa pekerja secara manual, seperti pembundaran naik dan turun ke jam suku terdekat. Jika anda mempunyai sistem ketepatan waktu yang secara automatik mengangkut pukulan / swipes pekerja ke dalam perisian gaji, dokumen prosedur anda untuk membuat pengeditan. Ini mungkin termasuk mempunyai penyelia e-mel anda perubahan sebelum tarikh akhir.
Tulis prosedur pemprosesan gaji. Sederhana prosedur pemprosesan gaji anda supaya ia sepadan dengan sistem pembayaran gaji anda. Sistem gaji boleh menjadi manual, komputer berkomputer atau luaran (outsource). Nyatakan semua prosedur pemprosesan gaji untuk sistem tertentu anda.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda mempunyai sistem komputer berkomputer, di mana kakitangan gaji dan perisian gaji di tempat digunakan untuk memproses pembayaran gaji. Dokumen bagaimana menggunakan perisian ini. Nyatakan cara untuk memasuki gaji pekerja dan cara memproses pelarasan membayar, deposit langsung, cukai gaji, hari manfaat, garansi, faedah insurans dan bayaran lebih masa. Sertakan langkah untuk menyemak semula gaji sebelum mencetak gaji dan sebelum menutup gaji.
Jika anda mempunyai banyak kekerapan bayar (seperti mingguan dan dua kali seminggu), dokumentasikan cara memproses masing-masing. Prosedur pemprosesan gaji harus merangkumi semua langkah pemprosesan, mulai dari setiap gaji hingga habisnya.
Termasuk prosedur pemprosesan selepas. Sebagai contoh, katakan anda mempunyai jabatan perakaunan atau syarikat cukai luar yang mengendalikan hal ehwal cukai gaji syarikat. Nyatakan fail dan laporan yang perlu dikemukakan dan kepada individu. Nyatakan siapa yang patut menerima gaji / gaji untuk diedarkan dan sertakan syarikat / individu lain yang anda mesti berinteraksi. Sebagai contoh, jika jabatan gaji membayar balik dana sumbangan pensiun kepada pembekal pelan pencen sejurus selepas setiap pemprosesan gaji, termasuk langkah-langkah yang perlu.
Dokumen penyimpanan rekod dokumen. Majikan mesti menyimpan catatan gaji untuk sekurang-kurangnya tiga tahun, menurut Jabatan Buruh. Prosedur penyimpanan dan pemfailan negeri untuk daftar daftar gaji, W-2, laporan cukai gaji, kad masa dan rekod gaji lain.
Petua
-
Kemas kini prosedur gaji anda apabila terdapat perubahan prosedur.
