Kawalan kualiti dan jaminan kualiti adalah penting untuk kejayaan perniagaan anda. Seperti namanya, jaminan kualiti, atau QA, direka untuk mengekalkan tahap kualiti yang dikehendaki dalam produk atau perkhidmatan. Ia juga membolehkan organisasi untuk merumuskan matlamat mereka dengan jelas, mengenal pasti kekuatan dan kelemahan dalam kerja mereka, menilai prestasi mereka dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memberikan hasil yang lebih baik. Amalan ini boleh membantu anda mengelakkan kesilapan yang mahal dan mengurangkan risiko.
Peranan Jaminan Kualiti
Sebarang perniagaan, besar atau kecil, mesti mematuhi prosedur khusus dan memastikan bahawa projeknya diuruskan dengan berkesan. Katakan anda merancang untuk melancarkan produk baru. Anda tidak boleh membuat produk dan meletakkannya di rak kedai.
Pertama, penting untuk memastikan ia memenuhi piawaian kualiti tertentu dan memberikan nilai kepada pengguna akhir. Itulah sebabnya anda memerlukan pelan jaminan kualiti, atau QAP. Peranannya adalah untuk memastikan kualiti pengeluaran memenuhi keperluan pelanggan dan mematuhi piawaian industri. Pada masa yang sama, ia membantu meminimumkan kesilapan dan mengenal pasti bidang penambahbaikan.
Proses perancangan QA menangani setiap aspek pembangunan produk atau projek, dari keseluruhan prestasinya kepada penyelenggaraan fungsi asas. Strukturnya bergantung pada keperluan organisasi. Contohnya, syarikat permulaan atau syarikat kecil boleh menggunakan pelan jaminan kualiti untuk mempercepat pertumbuhan mereka dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dokumen QAP harus merangkumi objektif, tugas dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap ahli pasukan, tonggak, proses, penilaian data projek, pengesahan dan kaedah pengesahan, tindakan tindak balas dan banyak lagi. Proses perancangan QA akan berbeza dari satu organisasi ke seterusnya. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat pelan jaminan kualiti.
Tentukan Objektif Kualiti
Mula dengan menentukan matlamat kualiti untuk projek anda. Terangkan setiap objektif dalam terma yang boleh diukur. Pertimbangkan mana-mana peraturan persekutuan dan negeri yang relevan yang mungkin dikenakan. Tulis semuanya di dalam dokumen QAP.
Objektif anda adalah khusus, boleh diukur, dicapai dan terikat masa. Gunakan rumus SMART (khusus, terukur, sesuai, realistik dan tepat pada masanya) untuk menentukan matlamat anda dengan jelas. Tentukan berapa banyak kecacatan yang boleh diterima dan dapatkan cara untuk membetulkannya dalam jangka panjang. Juga, pastikan sasaran kualiti syarikat anda sejajar dengan jangkaan pelanggan.
Berikan Peranan dan Tanggungjawab
Pada umumnya, organisasi besar mempunyai pasukan jaminan kualiti sendiri. Usaha kecil, sebaliknya, sama ada melakukan outsource tugas ini atau menyerahkan peranan dan tanggungjawab tertentu kepada pekerja mereka.
Sekiranya anda memulakan atau syarikat kecil, pertimbangkan untuk melatih kakitangan anda dalam jaminan kualiti. Berikan mereka tugas-tugas tertentu berdasarkan kemahiran mereka. Pasukan QA yang baik akan dapat mengesan dan membetulkan isu-isu yang berpotensi pada peringkat awal, mengelakkan kesilapan dalam produk perkilangan dan membantu memenuhi tuntutan pelanggan.
Sebagai pengurus, anda bertanggungjawab untuk menubuhkan proses dan peraturan bagi setiap orang untuk mengikuti dan untuk memastikan keperluan untuk setiap projek dinyatakan dengan jelas. Anda juga perlu sentiasa menggalakkan pasukan anda, memantau prestasi dan memberikan maklum balas yang bermakna. Pertimbangkan senario yang berbeza yang mungkin berlaku dan tentukan satu set prosedur yang akan dilaksanakan oleh setiap jabatan.
Melaksanakan Pelan Jaminan Kualiti
Tentukan alat dan sumber yang diperlukan melalui proses perancangan QA. Juga, pastikan pelan jaminan kualiti anda selaras dengan pelan ukuran, pelan dokumentasi, pelan pengurusan risiko dan proses sokongan yang lain. Semua orang dalam organisasi anda perlu berada di halaman yang sama.
Dokumen QAP akan menyediakan garis panduan yang jelas mengenai bagaimana untuk melaksanakan proses perancangan QA dan akan menerangkan bagaimana ia sejajar dengan misi syarikat. Ia harus mudah difahami dan meliputi setiap langkah proses. Semak semula setiap beberapa bulan dan buat apa-apa perubahan yang mungkin diperlukan. Sertakan ulasan jenis kawalan yang berbeza, seperti ulasan dokumentasi, ulasan yang dapat disampaikan, ulasan rakan dan banyak lagi.
Ukur Keputusan
Akhir sekali, menilai kemajuan dan peningkatan yang dilakukan oleh prosedur dan kemudian menyesuaikan pelan jaminan kualiti dengan sewajarnya. Pastikan matlamat awal dalam minda dan tentukan sama ada objektif tersebut telah dipenuhi atau tidak. Berkomunikasi hasil kepada pasukan anda dan ganjaran usaha mereka. Kemas kini dokumen QAP dengan garis panduan dan dasar baru jika perlu.
Menyediakan pelan jaminan kualiti adalah usaha pasukan. Itulah sebabnya penting untuk mendapatkan semua orang yang terlibat. Setiap jabatan dalam organisasi anda, dari pemasaran dan jualan kepada perkhidmatan pelanggan, memainkan peranan dalam proses ini. Apabila dilakukan dengan betul, perancangan QA dapat menjimatkan masa dan wang anda, meningkatkan kepercayaan pelanggan dan meningkatkan prestasi dan kecekapan syarikat anda.
