Terdapat pelbagai sebab untuk menulis surat perniagaan kepada mana-mana ratusan konsulat asing di seluruh dunia. Sebagai contoh, anda mungkin ingin meminta visa atau maklumat perjalanan, untuk bertanya mengenai peluang perdagangan asing, menjalankan penyelidikan hal ehwal luar negeri, atau menulis surat cadangan untuk pelajar yang melancong ke luar negara untuk menjalani latihan.
Kenal pasti nama, tajuk dan alamat individu yang anda hubungi surat tersebut. Setiap konsulat asing mempunyai laman web terperinci yang menyediakan direktori kakitangan, bersama-sama dengan pautan ke pelbagai jabatan, yang boleh membantu anda mengenal pasti orang yang anda patut alamat surat-menyurat anda.
Ikuti protokol perniagaan tradisional semasa menulis surat perniagaan kepada konsulat. Gunakan nama penuh dan tajuk, jabatan dan alamat konsulat individu, diformatkan setiap sistem mel antarabangsa. Setiap negara berbeza-beza, maka ikuti arahan yang disenaraikan di bahagian "hubungi kami" laman web konsulat. Sekiranya anda menghantar surat salinan keras, masukkan tarikh di sudut kanan atas surat anda. Jika anda menghantar e-mel, dengan jelas menyatakan tujuan surat-menyurat anda dalam baris subjek.
Tulis surat pengenalan yang merangkumi penjelasan tentang siapa anda, di mana anda berasal, mengapa anda menulis, dan sama ada anda menulis bagi pihak individu atau diri anda sendiri. Jika anda menulis bagi pihak perbadanan, entiti kerajaan, organisasi antarabangsa atau institut pendidikan, perhatikan gabungan dengan nama dan berikan tajuk dan kelayakan anda.
Tulis kenyataan ringkas yang ringkas tetapi ringkas menggariskan tujuan surat-menyurat anda. Bahasa yang diterjemahkan atau ditafsirkan sering boleh mempunyai makna ganda, jadi berhati-hati untuk mengelakkan istilah slanga atau bahasa kolokial yang mungkin tidak mudah difahami oleh pembaca asing. Sebagai contoh, frasa, "Saya mahu menyentuh asas dengan anda" harus diganti dengan, "Saya menulis untuk bertanya kepada anda tentang …"
Hadkan surat anda ke satu topik dan spesifikkan mengenai hasil yang anda inginkan dari surat-menyurat.
Tamatkan surat dengan nota terima kasih dan berikan butir-butir tentang bagaimana anda boleh dihubungi. Sentiasa sertakan nama penuh anda. Jangan sekali-kali memalsukan atau membuat kenyataan yang mengelirukan atau berpotensi mengancam dalam surat kepada konsulat asing.
Rujuk pejabat pos tempatan anda mengenai keperluan pos dan anggaran masa penghantaran. Sekiranya anda melampirkan sampul bertutup yang diselaraskan diri untuk memastikan jawapan cepat kepada surat anda, pastikan anda mempunyai jumlah yang sesuai bagi penghantaran A.S. pada sampul surat balik.
Petua
-
Laman web konsulat asing di Amerika Syarikat ditulis dalam Bahasa Inggeris manakala konsulat asing antarabangsa biasanya ditulis dalam bahasa ibunda negara dengan pautan ke versi Bahasa Inggeris.
