Walaupun ramai orang menganggap mesyuarat sebagai pemborosan masa, mereka adalah cara yang cekap untuk berkongsi maklumat, mengikuti perkembangan projek besar dan meningkatkan komunikasi antara anggota pasukan. Adalah penting bahawa semua orang yang terlibat menghadiri mesyuarat dan tiba tepat pada masanya untuk mengelakkan kelewatan yang tidak perlu. Cara yang berkesan untuk mendorong mereka yang terlibat berada di sana tepat pada waktunya adalah untuk menghantar semua orang peringatan mengenai mesyuarat akan datang beberapa hari sebelum ia dijadualkan berlangsung.
Hantar e-mel kepada semua peserta mesyuarat beberapa hari sebelum mesyuarat.
Masukkan alamat e-mel bagi setiap orang yang dijangka hadir dalam medan "Ke" template e-mel, kemudian mula menyusun mesej anda.
Termasuk maklumat penting seperti tarikh, masa dan lokasi. Anda juga boleh melampirkan agenda jika ada. Ini akan membantu peserta menghadiri mesyuarat.
Jika mesyuarat itu melibatkan hanya beberapa orang, anda mungkin lebih suka menghantar mesej teks kepada semua orang. Isyarat ini menghadiri mesyuarat yang dijadualkan dan menghantar maklumat terus ke telefon bimbit mereka. Dengan cara ini, mereka boleh menyemak butiran seperti masa dan lokasi pertemuan dengan sentuhan butang di mana sahaja mereka berada. (Pastikan anda mempunyai nombor telefon yang betul setiap orang. Mesej yang tidak dihantar secara langsung ke landline tidak akan diterima.)
