Laporan penyerahan adalah alat asas yang digunakan oleh pekerja keluar untuk memaklumkan pekerjaan baru yang lalu dan apa yang perlu dilakukan untuk memastikan peralihan pekerja lancar. Laporan jenis ini boleh digunakan dalam beberapa cara yang berbeza. Ia boleh memasukkan maklumat untuk perubahan syif yang mudah atau untuk pekerja gantian tetap. Laporan itu harus memasukkan semua maklumat penting yang orang mengambil alih untuk anda perlu tahu untuk memastikan bahawa tiada masalah yang tidak perlu dan tidak dapat dialami setelah anda meninggalkan kedudukan anda.
Menyediakan Laporan Penyerahan Pekerja
Sebelum anda mula membina nota penyerahan anda, buat senarai semua maklumat pekerja yang masuk perlu tahu. Pertimbangkan apa yang anda lakukan setiap hari, serta perkara yang anda lakukan setiap minggu, bulanan atau tahunan. Termasuk maklumat selain daripada tanggungjawab asas dan tugas anda, seperti hubungan penting, protokol, rantai arahan, kata laluan, kunci, tarikh penting, program latihan dan maklumat khusus pekerjaan lain.
Fikirkan Tentang Deadlines dan Prioritas
Apabila anda merasa seperti senarai anda selesai, mulailah memecahkan senarai dengan keutamaan, kekerapan, jenis maklumat dan urutan. Senaraikan projek-projek semasa, tarikh atau masa yang mereka mulakan, bagaimana mereka perlu maju dan tarikh atau masa penyelesaiannya yang dijangkakan. Pekerja yang masuk perlu mengetahui tugas-tugas yang perlu diprioritaskan selepas penyerahan.
Mulakan Dengan Objektif Utama
Mulakan dengan menulis ringkasan matlamat untuk kedudukan - milik anda dan syarikat - supaya penggantian anda tahu di mana mereka harus bermula. Apa yang berikut bergantung kepada tujuan laporan. Untuk laporan perubahan serah terima peralihan, contohnya, anda akan bermula dengan apa yang bermula pada peralihan anda dan perlu diselesaikan oleh seterusnya. Juga, perhatikan tugas selesai, jadi peralihan masuk tidak menduplikasi apa yang anda lakukan. Untuk pekerja tetap yang baru, tuliskan senarai projek jangka pendek dan jangka panjang yang sedang anda kerjakan, serta projek penting yang anda selesaikan pada masa lalu. Termasuk semua tarikh dan tarikh akhir yang perlu diketahui oleh orang baru.
Tambah Tips dan Sumber
Ia juga berguna untuk memasukkan petua untuk menyelesaikan tugas dengan mudah. Sebagai contoh, anda mungkin membuat direktori terperinci mengenai lokasi dokumen dan item khusus pekerjaan untuk penggantian anda, sebagai tambahan untuk menggariskan maklumat hubungan untuk orang-orang yang berkaitan dengan pekerjaan yang dihadiri. Jika boleh, sertakan cara untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi kerja. Ini akan memberikan penggantian alat anda untuk meneruskan apa yang anda bermula tanpa gangguan pada aliran proses dan meningkatkan kemungkinan hasil yang berhasil.
Gunakan Templat
Untuk memudahkan proses membuat laporan penyerahan pekerja, buat laporan anda menggunakan program komputer pejabat. Gunakan templat laporan penyerahan yang sedia ada atau buat sendiri berdasarkan item khusus untuk tugas - menaip "templat laporan penyerahan" ke dalam enjin carian harus mengembalikan banyak contoh. Dan jangan lupa untuk membaca semula laporan penyerahan sebelum keluar dari kedudukan anda untuk memastikan semua maklumat penting tersedia untuk pekerja baru.
