Laporan keadaan adalah tepat seperti apa yang dimaksudkan oleh nama: laporan mengenai situasi yang mengandungi maklumat yang telah diverifikasi, fakta yang memberikan gambaran yang jelas mengenai "siapa, bagaimana, di mana, bila, mengapa dan bagaimana" sesuatu peristiwa atau keadaan. Banyak organisasi menggunakan laporan keadaan untuk memberi atasan input dan maklumat yang mereka perlukan untuk membuat keputusan yang betul dan sesuai. Pertubuhan pengurusan kecemasan, agensi kerajaan, perkhidmatan bersenjata, perniagaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, organisasi bukan kerajaan dan diplomatik kemanusiaan semuanya bergantung kepada laporan keadaan.
Perhatikan keadaan ini dengan jelas. Sekiranya peristiwa itu adalah bencana alam, lihat kawasan bencana dan perhatikan kesannya terhadap tanah, infrastruktur dan penduduk. Laporan situasi mesti memberikan semua fakta yang relevan kepada orang yang akan menentukan keputusan mereka terhadap fakta tersebut. Perhatikan dengan teliti. Tinjauan dan pendapat tidak termasuk dalam laporan keadaan.
Bercakap dengan semua orang yang anda perlukan maklumat. Setiap organisasi yang memerlukan atau menghasilkan laporan keadaan mungkin akan menyenaraikan kakitangan yang perlu dihubungi dan dibincangkan. Ambil nota yang baik semasa setiap perbualan kerana anda akan memasukkan data ini dalam laporan.
Kumpulkan dan kumpulkan data. Matlamatnya adalah untuk memberi gambar yang paling komprehensif mengenai sesuatu peristiwa dan keputusan peristiwa itu. Butir perincian tentang setiap aspek keadaan: apa yang berlaku, kepada siapa, butiran masa, tarikh dan lokasi, kesan infrastruktur dan bagaimana penduduk tempatan bertindak balas. Banyak organisasi mempunyai format standard untuk laporan keadaan yang meminta jenis maklumat tertentu. Jika ada format sedemikian, gunakannya. Ia akan membuat pengumpulan data lebih pantas dan lebih tepat.
Tulis laporan dalam urutan logik. Sertakan semua maklumat yang berkaitan. Gunakan perbendaharaan kata yang ringkas dan ringkas untuk menerangkan peristiwa, mengelakkan adjektif dan peribahasa. Laporan kemajuan tetap mungkin akan mengikuti laporan keadaan awal, jadi anda hanya perlu menerangkan apa yang sedang berlaku pada masa ini, bukan apa yang mungkin berlaku dalam masa terdekat.
Sertakan kunci utama atau seksyen ringkasan eksekutif pada permulaan laporan, tetapi hanya selepas semua data dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam perintah logik. Gunakan fakta dan angka, mengelakkan anggapan. Bahagian ringkasan atau sorotan perlu menyampaikan maklumat yang paling penting untuk atasan sibuk untuk dibaca terlebih dahulu.
Petua
-
Ingatlah pembaca laporan itu dan apa yang mereka perlu tahu tentang keadaan.
