Sekiranya anda bekerja untuk sebuah bank, syarikat kredit, agensi pengumpulan hutang atau kemudahan perubatan, atau memiliki perniagaan, kemungkinan besar Anda harus mengumpulkan hutang. Terdapat undang-undang yang mengawal proses pengumpulan hutang, melindungi hak-hak penghutang dan pemiutang. Di samping itu, surat sampel profesional dan sesuai untuk mengutip hutang adalah alat yang berharga untuk mencapai penyelesaian hutang. Surat-surat ini boleh berbeza-beza bergantung kepada jenis koleksi, serta jangka masa penghutang harus mencapai penyelesaian. Tetapi semua surat tersebut harus jelas dan sekadar menyampaikan proses penyelesaian yang dikehendaki sambil mengelakkan penampilan yang bersifat kasar atau menipu.
Taipkan nama dan / atau nama perniagaan atau syarikat anda di bahagian atas halaman, diikuti di bawah oleh alamat anda. Ruang dua dan taipkan tarikh semasa.
Ruang dua dan taip maklumat penghutang, termasuk namanya dan nama perniagaannya (jika ini adalah koleksi hutang perniagaan) dan alamat yang sama. Double-space dan taip ucapan rasmi anda, seperti "Dear Mr./Mrs." dan nama akhir penghutang.
Ruang dua lagi dan ketik perenggan pertama anda. Kandungan perenggan ini akan berbeza-beza bergantung kepada banyak faktor, termasuk sama ada ini adalah pemberitahuan pertama atau terakhir, hubungan (jika ada) di antara anda pemiutang dan penghutang, dan jenis hutang yang anda maksudkan. Walau bagaimanapun, perenggan itu harus menjelaskan dengan jelas bahawa anda menghubungi penghutang untuk tujuan mengutip hutang tertentu yang terhutang dan kemungkinan besar tertunggak. Pastikan anda merujuk sama ada nombor akaun yang berkaitan dengan hutang atau sebutkan perkhidmatan yang diterima yang masih belum dibayar.
Ruang dua dan taipkan perenggan kedua, di mana anda akan menawarkan sebarang pelan atau pengurangan pembayaran yang mungkin. Biarkan penghutang tahu bahawa anda sanggup bekerja dengannya untuk menyelesaikan hutang. Sekiranya ini adalah pemberitahuan terakhir, ingatkan penghutang percubaan anda sebelum penyelesaian dan beritahu dia dia menerima pemberitahuan akhir.
Ruang dua lagi dan ketik perenggan tutup anda. Ekspresikan keinginan anda untuk menerima beberapa bentuk komunikasi kembali dan / atau pembayaran, biasanya panggilan telefon atau surat. Anda mungkin ingin meminta kerangka waktu tertentu untuk menerima komunikasi dan / atau pembayaran ini. Sekiranya anda merasa perlu, maklumkan kepada penghutang langkah seterusnya dalam proses itu jika dia tidak berkomunikasi atau membuat pembayaran, tetapi elakkan daripada bersikap kasar.
Ruang dua; ketik penutupan rasmi anda, seperti "ikhlas"; dan taipkan nama penuh, tajuk dan nombor telefon anda. Selepas pencetakan, anda boleh menandatangani dokumen, walaupun tidak perlu untuk tujuan undang-undang.
