Analisis kerja adalah fungsi sumber manusia (HR) yang sangat penting. Ia melibatkan memadankan calon yang tepat ke kedudukan yang tepat pada masa yang tepat. Semua jawatan dalam organisasi mempunyai keperluan khusus tertentu. Justeru itu, jabatan HR mesti merancang dengan teliti keperluan setiap kedudukan. Keperluan untuk pengalaman, kemahiran dan pendidikan yang lalu mesti dinilai dan dipersetujui. Juga, tugas pekerjaan dan hierarki mesti ditetapkan dengan berhati-hati. Melainkan jika analisis kerja disiapkan dengan betul, sesebuah organisasi akan meletakkan pekerja mereka dalam kedudukan yang tidak sesuai. Ini boleh mengakibatkan kerugian kepada organisasi dan pekerja, memandangkan keuntungan akan turun dan pekerja akan tidak berpuas hati dan tidak diberi motivasi.
Menilai nilai setiap kedudukan dalam syarikat berkenaan dengan visi dan misi keseluruhan organisasi. Ini adalah prosedur yang sangat penting kerana ia membantu dalam penetapan gaji, tanggungjawab dan kedudukan untuk kedudukan. Sumbangan setiap kedudukan mestilah jelas ditandakan.
Sediakan penerangan untuk setiap kedudukan dalam organisasi. Ini termasuk tugas khusus yang dilakukan oleh pekerja dan struktur pelaporan. Dengan cara ini, pihak pengurusan dapat menetapkan akauntabiliti untuk setiap tugas, dan struktur pelaporan ditetapkan untuk menggariskan perhubungan yang lebih rendah.
Sediakan spesifikasi pekerjaan untuk setiap kedudukan. Senaraikan kriteria kelayakan minimum untuk setiap peranan, termasuk pengalaman masa lalu, kelayakan pendidikan, pensijilan, kemahiran dan bakat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Dengan cara ini, apabila organisasi mengiklankan untuk kekosongan, hanya calon yang memiliki tanda aras yang perlu akan dipertimbangkan untuk kekosongan itu.
Semak keadaan kakitangan sekarang. Menilai sama ada setiap pekerja telah diletakkan dalam kedudukan yang paling sesuai dengan kemahiran dan kebolehannya. Sekiranya organisasi tersebut mendapati sebarang pelanggaran, ia mesti mengambil langkah-langkah untuk membetulkan ketidakseimbangan. Pekerja harus dipindahkan ke pekerjaan dan kedudukan yang lebih bersamaan dengan bakat dan kepakaran mereka.
Memahami rancangan dan inisiatif masa depan syarikat. Sebagai contoh, jika syarikat merancang untuk berkembang dan mempelbagaikan, ia memerlukan pekerja sumber manusia tambahan. Pihak pengurusan dan jabatan HR akan merangka keperluan, spesifikasi, peranan dan tanggungjawab setiap kedudukan masa depan.
