Sama ada anda satu-satunya orang atau syarikat yang lengkap, mempunyai prosedur dan garis panduan pejabat adalah cara yang baik untuk menubuhkan beberapa peraturan asas untuk perniagaan anda. Ini bukan sahaja membantu anda dengan tugas sehari-hari, tetapi juga dapat membantu pekerja baru anda ketika mereka mulai dan pekerja anda yang ditetapkan ketika mereka perlu memeriksa hal-hal administrasi.
Mewujudkan Garis Panduan dan Membuat Mereka Boleh Diakses
Mencipta manual untuk pejabat abad ke-21 adalah tempat yang bagus untuk bermula. Manual pejabat harus memasukkan proses dan prosedur untuk aspek penting dari bisnis Anda dan harus menyebutkan poin penting dari undang-undang persekutuan, negara dan lokal. Termasuk maklumat mengenai dasar cuti, dasar tanpa diskriminasi dan pampasan pekerja.
Ini juga di mana anda boleh memasukkan misi syarikat, visi dan nilai teras anda. Ini membantu semua orang dalam perniagaan yang berada di landasan dan bekerja ke arah matlamat yang sama. Ia boleh merangkumi garis panduan untuk tingkah laku pekerja, kod berpakaian, merokok, waktu pejabat, bayaran, promosi dan faedah. Buat buku panduan anda boleh diakses oleh setiap pekerja dengan menawarkannya dalam talian dan cetak. Beri satu salinan semua pekerja dan minta mereka menandatangani surat pengesahan yang mengatakan bahawa mereka telah membaca garis panduan dan memahaminya.
Mengambil Nota Teknologi di Abad 21
Di pejabat abad ke-21, penting untuk mengintegrasikan teknologi ke dalam garis panduan anda. Terlepas dari industri di mana anda bekerja, teknologi memainkan peranan penting dalam prosedur pejabat. Banyak perkara yang dilakukan pada komputer dan telefon pintar. Tentukan jika syarikat anda membenarkan penggunaan teknologi pejabat atas sebab peribadi dan apakah langkah keselamatan anda. Adakah pekerja dibenarkan menggunakan telefon mereka semasa mereka bekerja? Dengan mewujudkan peraturan sedemikian, anda akan dapat menghapus sebarang perselisihan sebelum ia berlaku.
Mewujudkan Garis Panduan untuk Setiap Peranan atau Jabatan
Bergantung pada perniagaan anda, anda boleh memilih untuk menetapkan prosedur untuk setiap jabatan atau setiap peranan dalam syarikat. Sebagai contoh, jika anda mempunyai jabatan pembuatan, prosedur mereka pasti akan berbeza dari jabatan jualan anda dan jabatan pemasaran anda. Dengan menuliskan prosedur sehari-hari untuk setiap bidang perniagaan anda, anda akan membantu pekerja baru melangkah lebih cepat dan akan dapat membimbing kakitangan yang berpengalaman apabila mereka lupa bagaimana melakukan tugas tertentu. Mempunyai tempat rujukan juga membantu anda menjejaki segala-galanya dalam perniagaan anda. Sesetengah pejabat yang mempunyai pelbagai peringkat kakitangan boleh memilih untuk memasukkan carta organisasi supaya semua orang tahu tentang peranan mereka dalam gambaran syarikat yang lebih besar.
Menjaga Jalur Komunikasi Terbuka
Garis panduan anda boleh dikemas kini apabila elemen penting baru perlu dimasukkan. Mereka tidak perlu ditetapkan dalam batu. Pastikan anda berkomunikasi dengan kakitangan anda secara teratur apabila anda menambah apa-apa kepada prosedur pejabat atau manual pejabat anda. Di samping itu, semua amalan pejabat anda haruslah mudah diakses. Pastikan kakitangan anda tahu di mana mereka boleh mendapatkan pertolongan jika mereka mempunyai soalan mengenai masa bercuti, penggunaan telefon bimbit, pampasan pekerja atau sebarang amalan pejabat moden yang lain.
