Surat niat untuk pajakan adalah ringkasan istilah yang boleh diterima oleh tuan tanah dan penyewa yang ingin berunding sewa ruang komersil. Ia boleh disediakan oleh mana-mana pihak tetapi sering penyewa akan menulis surat itu selepas dia menyiasat beberapa pilihan di pasaran dan telah membuat keputusan untuk memberi tumpuan kepada satu ruang. Isyarat LOI kepada tuan tanah yang penyewa ingin bergerak ke arah persetujuan rasmi. Apabila ditandatangani oleh kedua-dua pihak, tuan tanah biasanya meminta peguamnya untuk menukarkan LOI ke dalam dokumen pajakan yang komprehensif, yang mengikat LOI dengan berkesan.
Langkah Pertama: Mengatur Maklumat
Kumpulkan semua maklumat yang telah berlalu di antara pihak-pihak. Contohnya, tuan tanah mungkin memberi prospek penyewa cadangan ruang, dan rancangan lantai, gambar dan dokumen sampingan yang dibekalkan. Penyewa mungkin telah mengumpulkan maklumat mengenai bangunan itu juga dari pelbagai sumber, termasuk broker, sumber data dalam talian dan pemeriksaan peribadi. Usaha yang lebih banyak penyewa meletakkan LOI yang mencerminkan butir-butir ruang dan istilah perniagaan dengan tepat, dengan lebih cepat persetujuan bersama akan tercapai. Selain itu, LOI yang lebih tepat biasanya diterjemahkan kepada kurang masa yang dibelanjakan membetulkan kesilapan dan salah faham apabila pajakan akhir sedang disediakan, yang hampir selalu dilakukan oleh peguam yang dibayar setiap jam.
Langkah Dua: Kumpulkan Isu-Isu untuk Dihubungi
Senaraikan semua isu yang akan ditangani di LOI. Isu-isu biasa yang memerlukan penjelasan dalam LOI termasuk:
-
Premis ini
- ruang yang dipajak, yang termasuk kawasan dalaman dan luaran seperti kaki lima atau memuatkan dok dan hak tempat letak kereta
Tempoh pajakan Sewa asas
Peningkatan dalam sewa sepanjang tempoh pajakan yang dicadangkan, dipanggil penyewaan sewa
Tanggungjawab untuk perbelanjaan operasi seperti utiliti, cukai hartanah dan insurans kecederaan
Pengubahsuaian - yang akan membayar untuk membuat ruang yang boleh digunakan untuk tujuan penyewa, ditambah dengan garis masa
Penggunaan ruang yang dibenarkan.
Ramai penyewa mempunyai kebimbangan khusus seperti papan tanda, jam operasi, keselamatan dan akses terhad. Semua isu ini harus dikenalpasti dan cukup dijelaskan oleh penyewa di LOI.
Langkah Tiga: Buat Templat untuk Menyediakan Draf Akhir
Pertimbangkan menggunakan templat untuk menyediakan draf akhir LOI. Ejen broker atau pajakan yang membantu anda mungkin mempunyai bentuk surat template, atau anda mungkin dapat mencari satu talian. Tuan tanah juga boleh menjadi sumber dalam langkah ini, juga, dengan menawarkan versi boilerplate dari pajakan. Mengetahui pajakan akhirnya akan mengandungi semua titik yang dipersetujui, penyewa boleh menggunakan jadual kandungan pajakan sebagai titik permulaan untuk LOI. Sesetengah penyewa yang berpengalaman, seperti restoran rantaian kebangsaan, akan mempunyai dokumen yang sangat terperinci yang telah mereka pakai selama bertahun-tahun penggunaan.
Langkah Empat: Tulis Surat Niat Mudah untuk Pajakan
Berhati-hati menentukan cadangan anda berkaitan dengan setiap isu. Contohnya, di bawah tajuk Pajakan, penyewa mungkin menyatakan bahawa dia mahu "menyewa premis itu selama 60 bulan yang berterusan, bermula pada 1 Jun 2015 dan berakhir pada 31 Mei, 2020." Menggunakan bahasa tertentu membolehkan semua pembaca dokumen untuk memahami dan mentafsirkan tawaran yang dibuat oleh penyewa. Kadang-kadang, LOI akan merujuk kepada pameran terperinci yang muncul di akhir surat itu; pelan lantai atau jadual sewaan tahun demi tahun.
Langkah Lima: Buat Kesimpulan
Selesaikan dengan perenggan pendek yang menjelaskan istilah yang dinyatakan mencerminkan niat tetapi tidak mengikat para pihak. Perkara ini penting - apa yang anda lakukan di sini semakin bertunang, tidak berkahwin. Jika anda tidak menyukai sesuatu yang ditulis dalam dokumen pajakan, atau tuan tanah tidak akan menerima terma anda, anda boleh kembali daripada perjanjian itu.
Perenggan penutupan juga boleh menyatakan had masa untuk suatu perjanjian yang memerlukan tuan rumah membuat beberapa bentuk tindak balas oleh suatu tarikh tertentu. Tanggapan mungkin mengambil bentuk surat yang ditandatangani, atau hanya panggilan telefon untuk membincangkan isu-isu tersebut. Akhir sekali, pastikan anda menandatangani surat niat untuk menyewa atau memajak ruang dan menambah nama dan tajuk anda. Sediakan garis tandatangan untuk tuan tanah supaya dia dapat menerima tawaran anda.
