Kebanyakan kali jika penyewa memerlukan sesuatu yang diperbaiki di kediaman, tidak terlalu sukar untuk memiliki pemilik sama ada membuat pembaikan diri atau mempunyai profesional melakukan pekerjaan itu. Jika anda datang kepada tuan tanah yang tidak fikir pembaikan diperlukan, atau enggan membuat pembaikan yang diminta, anda mempunyai pilihan undang-undang. Anda harus memastikan bahawa isu berkenaan adalah mengenai kesihatan dan keselamatan penduduk di bawah undang-undang yang terpakai sebelum menulis surat niat untuk membuat pembaikan.
Catat semua yang diperlukan untuk masuk ke dalam surat. Tulis tarikh hubungan, masa dan siapa yang anda bercakap. Dengan cara ini anda mempunyai akses mudah ke maklumat apabila anda menyusun surat itu dan boleh menumpukan pada menulis surat niat untuk membuat pembaikan.
Tulis huruf menggunakan format perniagaan. Ini termasuk menggunakan huruf gaya blok, tanpa lekapan untuk perenggan. Tuliskan nama penuh dan alamat tuan tanah anda seolah-olah anda menulis kepada perniagaan. Gunakan Encik atau Puan (diikuti oleh nama keluarga). Taip nama pertama dan terakhir anda di bahagian bawah dan tandakan nama anda di bawahnya.
Tulis surat. Sertakan nama, alamat dan nombor telefon anda dalam surat itu. Sertakan senarai pembaikan yang perlu dibuat, tempoh masa pembaikan diperlukan, dan isu-isu yang disebabkan oleh masalah sebenar. Tulis tentang sinki yang perlu disalirkan dengan tangan jika terdapat masalah paip; tulis tentang tawon masuk ke dalam rumah jika terdapat lubang di dinding luar. Anda tidak perlu menulis mengenai berapa kali anda mengalirkan tenggelam atau berapa banyak yang anda bunuh. Ketahui fakta-fakta.
Tanya tuan rumah dalam surat sama ada membuat pembaikan yang boleh diterima dalam tempoh masa tertentu (biasanya 14 hari) atau secepat mungkin jika masalah itu menjadi keadaan kecemasan. Nyatakan dalam surat itu bahawa jika tuan tanah tidak berniat untuk membaiki masalah itu, dia mesti memberitahu anda secara bertulis; menggunakan kaedah ini memberikan penyewa jejak kertas transaksi dan fakta.
Tutup surat itu dengan menyatakan bahawa jika tuan tanah tidak membuat pembaikan dalam tempoh masa yang anda akan mengatur untuk membaiki diri anda. Maklumkan kepada tuan tanah bahawa anda akan memotong jumlah pembaikan dari pembayaran sewa bulan akan datang.
Buat salinan surat untuk diri sendiri. Hantar salinan asal kepada tuan tanah anda menggunakan Mel Berdaftar. Menggunakan kaedah ini memerlukan tuan rumah anda menandatangani surat tersebut dan mengesahkan bahawa surat itu diterima oleh seseorang di alamat yang disenaraikan di tuan tanah anda.
