Sebuah perniagaan menggabungkan dengan memfailkan dokumen pembentukan mengikut undang-undang negeri, biasanya dengan pejabat setiausaha negara di mana perniagaan ingin ditempatkan. Dokumen pembentukan ini dipanggil artikel penubuhan di kebanyakan negeri tetapi juga dikenali sebagai sijil penggabungan atau piagam di negara-negara tertentu dengan sejarah menggunakan istilah yang berbeza. Perniagaan itu dianggap diperbadankan pada masa ini pejabat negeri menerima pemfailan dan melekatkan meterai atau cap negara kepada dokumen itu, yang memberikan kuasa untuk beroperasi di negeri itu. Tanda negara pada artikel penubuhan adalah bukti rasmi pemerbadanan, yang menandakan tarikh sebenar negeri menerima pemfailan dan perbadanan itu menjadi entiti yang diiktiraf.Negeri itu mengekalkan rekod pemfailan dan menyediakan salinan dan sijil yang disahkan atas permintaan untuk memberi jaminan kepada orang awam bahawa perbadanan itu didaftarkan dengan negeri dan berada dalam kedudukan yang baik.
Resit Filing
Apabila memfailkan artikel pemerbadanan dengan kerajaan, perniagaan akan menerima resit pemfailan melalui pos. Melainkan pesanan perniagaan (dan membayar untuk) salinan artikel yang disahkan pada masa itu, kertas kerja itu difailkan, resit mungkin satu-satunya item yang dikembalikan oleh kerajaan untuk mengesahkan bahawa pemfailan diterima. Resit pemfailan perlu disimpan dengan rekod korporat perniagaan. Dalam banyak keadaan, pemarkahan penerimaan dokumen asli bersama dengan salinan (tidak disahkan) salinan artikel penubuhan adalah bukti yang memadai untuk diperbadankan, mengurangkan keperluan untuk membayar salinan yang diperakui artikel setiap kali perbadanan itu perlu menyediakan dokumentasi rasmi.
Salinan Artikel Pemerbadanan
Artikel penubuhan adalah dokumen awam. Semua negeri mengekalkan pangkalan data imej pemfailan, dan kebanyakan negara membuat pangkalan data ini tersedia di Internet. Mana-mana orang awam boleh mengakses pangkalan data, dan jika ciri itu tersedia, muat turun salinan artikel penubuhan yang difailkan dengan negeri (jika tidak seseorang boleh menghubungi pejabat negeri untuk memerintahkan salinan).
Muat turun ini akan mempunyai tanda negeri dan helaian penutup yang menunjukkan tarikh perbadanan itu didaftarkan, tetapi ia hanya akan menjadi satu salinan. Versi ini, bersama-sama dengan resit pemfailan, mungkin dianggap sebagai bukti yang mencukupi untuk membuka akaun bank tetapi mungkin tidak mencukupi untuk memenuhi keperluan ketekunan wajar untuk permohonan pinjaman. Penyelesaian terbaik ialah mempunyai sekurang-kurangnya satu salinan penyertaan artikel yang diperbadankan dalam buku rekod korporat.
Permintaan untuk salinan diperakui mudah dibuat pada masa difailkan dengan bayaran yuran tambahan dan hasil dalam pengembalian resit pemfailan dan satu salinan artikel dengan setem asal atau meterai yang dibangkitkan. Salinan artikel yang disahkan juga boleh diperolehi pada bila-bila masa selepas memfailkan dengan membuat permintaan bertulis dan membayar yuran.
Perakuan pemerbadanan
Beberapa negeri (seperti Missouri, New Mexico dan Georgia) mengeluarkan apa yang mereka sebut sebagai "sijil penggabungan" apabila perniagaan memfailkan artikel penubuhannya. Dalam sesetengah keadaan terdapat bayaran yang dinilai pada masa pengajuan untuk menghasilkan sijil. Di negeri-negeri ini, apabila bukti penggabungan diminta, sijil penyertaan asal adalah satu-satunya bukti yang dapat diterima. Sekiranya perniagaan mempunyai salinan artikel yang disahkan atau diperakui tetapi tiada sijil, perniagaan mungkin menghadapi masalah. Perniagaan ini boleh membuat permintaan negara untuk mendapatkan sijil pendua setelah membayar bayaran.
Sijil Tetap Baik
Satu bukti penggabungan yang boleh diterima yang boleh mengambil tempat salinan yang diperakui artikel adalah sijil kedudukan yang baik. Ini adalah dokumen yang dikeluarkan oleh kerajaan yang mengesahkan bahawa perniagaan berdaftar dengan negara pada tarikh tertentu dan kini aktif dan terkini untuk semua pemfailan negeri yang diperlukan. Perakuan ini juga diletakkan di bawah meterai. Ia boleh diarahkan dari negeri pada bila-bila masa, biasanya apabila dibayar bayaran.
Buat perniagaan
Negara menguasai pemerbadanan dan merupakan satu-satunya entiti yang boleh menentukan secara pasti apabila sebuah syarikat berdaftar dengan kerajaan dan sama ada ia diberi kuasa untuk menjalankan perniagaan. Walau bagaimanapun, artikel pemerbadanan tidak dikehendaki dikemas kini dengan maklumat terkini mengenai siapa yang mengawal perbadanan itu dan sama ada ia beroperasi mengikut pelan. Selalunya, apabila bukti penggabungan diminta, makna diperluas termasuk memasukkan bukti pemilikan, bukti operasi, bukti alamat atau bukti penandatangan yang dibenarkan.
Oleh itu, semasa artikel yang diperakui atau sijil kedudukan yang baik adalah bukti secara teknikal untuk diperbadankan, perniagaan mungkin diminta untuk memberikan salinan undang-undangnya, minit mesyuarat lembaga, resolusi korporat yang memberikan kuasa untuk mengambil tindakan tertentu atau bil utiliti untuk menubuhkan alamat, atau perkara lain yang mengesahkan pihak berkuasa dan niat untuk menjalankan perniagaan di negeri ini.
