Empat komponen komunikasi adalah pengekodan, penyahkodan, media penghantaran dan maklum balas. Pengirim mesej komunikasi peribadi atau perniagaan mengkodekan dan menghantarnya melalui satu atau lebih media kepada penerima, yang menguraikannya dan menjawab dengan memberi maklum balas. Dalam perniagaan, komunikasi yang efektif mendapat tawaran, membolehkan para pengurus memotivasi pekerja mereka dan membantu syarikat berinteraksi dengan pihak berkepentingan mereka. Komunikasi yang lemah boleh menyebabkan semangat yang rendah, kehilangan produktiviti dan kekurangan kepercayaan.
Pengekodan
Komponen komunikasi pertama adalah pengekodan, yang merupakan terjemahan ide dan konsep menjadi simbol dan gerak isyarat. Pengirim bermula dengan memutuskan mesej dihantar. Idea yang baik sering hilang jika proses pengekodan hilang. Sebagai contoh, perbualan yang dibelenggu dengan fakta yang tidak relevan dan logik yang rumit mungkin membuat dialog jelas dan produktif mengenai fakta-fakta, menurut profesor Harvard Business School, John P. Kotter dan profesor Universiti British Columbia, Lorne A. Whitehead. Strategi komunikasi yang menipu, seperti ketakutan yang menering, boleh menimbulkan kebimbangan tentang risiko khayalan yang mungkin juga mengubah orang terhadap ide yang baik. Penulis perniagaan Theodore Kinni menulis di Harvard Business School Working Knowledge bahawa kuasa komunikasi dapat dimaksimumkan dengan menafsirkan fakta dan bukan hanya membaca mereka, dan dengan menggunakan emosi dan simbol untuk menguatkan mesej dan segera menghubungkan dengan pekerja.
Sederhana
Mesej yang disandi dihantar melalui medium atau saluran. Dua kategori saluran perniagaan asas adalah lisan dan ditulis. Komunikasi lisan boleh dilakukan melalui telefon atau menggunakan teknologi berasaskan Internet seperti teleconferencing maya dan webcast. Komunikasi bertulis termasuk laporan dan memo di media berasaskan kertas tradisional atau di media elektronik. Saluran oral lebih cepat kerana penghantar dan penerima boleh menggunakan isyarat lisan dan nonverbal untuk menghantar mesej dan memberi respons hampir serta-merta. Itulah sebabnya para eksekutif mengembara ke seluruh dunia untuk menyimpulkan tawaran perniagaan kerana mewujudkan sentuhan dan kepercayaan peribadi boleh menjadi sukar menggunakan e-mel dan mesyuarat maya.
Penyahkodan
Pengekodan ialah tugas penerima mesej. Ia melibatkan menafsirkan mesej lisan dan nonverbal yang dihantar oleh pengirim. Untuk komunikasi perniagaan yang berjaya, proses pengekodan dan penyahkodan mestilah disegerakkan. Ini memerlukan kepercayaan antara penerima dan pengirim. Perbezaan budaya sering memainkan peranan dalam membangun kepercayaan ini, terutama dalam tafsiran komunikasi nonverbal. Sebagai contoh, menunjuk dengan jari boleh diterima di Amerika Utara tetapi dianggap kasar di banyak bahagian Asia.
Maklumbalas
Maklum balas adalah langkah terakhir dalam proses komunikasi di mana penerima menjawab mesej penghantar. Isyarat ini boleh lisan - sebagai contoh, "Ya, saya fikir ia adalah idea yang sangat baik" - atau nonverbal, seperti mengeluh atau jeda yang lama untuk menunjukkan perselisihan. Maklum balas membolehkan pengirim mengambil tindakan pembetulan dengan menghantar semula atau mengubah semula mesej yang disalahpahami. Walau bagaimanapun, maklum balas perlu diberikan dengan cepat kerana kelewatan boleh membunuh idea perniagaan dan menyebabkan peluang perniagaan yang hilang.
