Menubuhkan Pembelian
Proses portfolio projek adalah satu kaedah yang boleh memaksimumkan potensi keluaran semua projek yang dijalankan oleh organisasi anda pada waktu tertentu, tertakluk kepada kekangan sumber yang terhad. Sebelum memulakan usaha pengurusan portfolio projek anda, mewujudkan suasana persefahaman dan kerjasama di kalangan pembuat keputusan utama di organisasi anda. Proses portfolio projek mungkin termasuk menamatkan projek-projek semasa yang mungkin berjaya dan tepat pada masanya untuk memihak kepada projek-projek yang mempunyai impak ekonomi atau strategik yang lebih besar pada operasi anda. Adalah penting bahawa pengurus memahami konsep ini untuk mengelakkan perasaan marah apabila ini berlaku. Foster sikap berasaskan pasukan terhadap pemilihan projek dan bukannya mengenal pasti kumpulan kecil pekerja dengan projek tertentu. Ini akan mengelakkan perasaan penolakan yang timbul dalam pasukan projek yang ditugaskan semula atau dibahagikan antara projek baru.
Mengutamakan
Semasa proses pengurusan portfolio projek, anda akan memperuntukkan sumber termasuk masa, wang, produktiviti pekerja dan teknologi kepada projek-projek yang menyumbang paling banyak kepada keuntungan syarikat anda. Sebelum menimbangkan apa-apa projek tertentu, buatkan senarai keutamaan untuk menghakimi setiap orang. Terus memantau senarai keutamaan anda dan menyesuaikannya dengan menukar matlamat strategik dan mengembangkan iklim perniagaan. Perkara-perkara yang mengutamakan projek anda termasuk kos, sumbangan kepada pendapatan, kesan pemasaran, bingkai masa, dan pencapaian matlamat tertentu.
Tentukan Kapasiti dan Permintaan
Semua organisasi berhadapan dengan masalah menggunakan sumber terhad dalam cara yang paling berkesan. Kumpulkan maklumat mengenai kapasiti sumber dan permintaan sumber setiap projek sebelum menggunakan senarai keutamaan anda untuk menentukan projek yang akan dijalankan. Permintaan sumber keseluruhan bagi semua projek yang dipilih tidak boleh melebihi kapasiti sumber syarikat anda. Sebagai contoh, jika firma anda mempunyai sepuluh komputer dan dua puluh pekerja yang tersedia untuk kerja projek, anda tidak boleh memilih portfolio projek yang memerlukan dua puluh tiga pekerja dan sebelas komputer. Kekangan belanjawan juga merupakan faktor besar apabila menentukan campuran projek yang optimum.
Mengoptimumkan Portfolio Projek
Berbekalkan senarai keutamaan dan maklumat yang berkaitan dengan kapasiti sumber dan permintaan sumber projek individu, anda kini bersedia untuk memilih satu set projek untuk melaksanakan yang akan memaksimumkan kaitan strategik untuk syarikat anda. Perlu diingat bahawa projek yang tidak dipilih pada mulanya tidak semestinya dihapuskan; Projek keutamaan yang lebih rendah boleh dilakukan apabila sumber dibebaskan dengan menyiapkan projek-projek keutamaan yang lebih tinggi.
Beberapa pakej perisian wujud untuk membantu anda dalam proses portfolio projek, tetapi untuk portfolio projek yang lebih mudah, pokok keputusan boleh digunakan untuk meletakkan semua kemungkinan yang berkaitan dengan kombinasi projek yang dipilih. Ikuti pautan di akhir artikel ini untuk contoh pokok keputusan projek.
Pertama, senaraikan setiap projek, bersama-sama dengan jumlah kos dan keperluan untuk pekerja, teknologi, dan sumber lain. Kemudian, tentukan projek-projek yang paling tinggi mengikut keutamaan projek anda, dan kemudian pilih portfolio projek untuk menjalani. Ingat, jumlah tuntutan sumber semua projek yang dipilih mestilah kurang daripada jumlah kapasiti sumber anda. Oleh kerana projek-projek berpotensi baru diperkenalkan ke dalam organisasi anda, dan apabila projek-projek semasa selesai, lawati proses portfolio projek untuk menentukan projek-projek baru yang sepatutnya mendapatkan sumber-sumber baru yang ada berdasarkan senarai keutamaan anda yang telah dikemas kini dan kapasiti sumber.
