Ia bukan sesuatu yang luar biasa bagi pemilik perniagaan dan penyedia perkhidmatan kepada pelanggan yang sedang bertugas. Sebagai contoh, jika anda seorang pereka web dan projek yang anda sedang bekerja mengambil lebih banyak masa dan tenaga daripada yang anda fikir, anda mungkin ingin mengenakan lebih banyak. Dalam hal ini, masuk akal untuk mengeluarkan catatan memo atau debit debit kepada klien Anda. Dokumen ini digunakan secara meluas di semua industri untuk pengebilan tambahan, urus niaga bank dan banyak lagi.
Petua
-
Memorandum memorandum debit, atau memo debit, adalah satu bentuk yang dikeluarkan oleh penjual untuk memberitahu pelanggan bahawa mereka belum dibilkan atau cukup dikenakan. Ia mempunyai peranan untuk menguruskan baki disebabkan pada invois tertentu dan untuk membetulkan kesilapan bil.
Apakah Memorandum Debit?
Katakan anda memiliki agensi pemasaran digital, dan salah satu pelanggan anda meminta perkhidmatan tambahan selepas membuat pesanan.Anda boleh mengeluarkan memo debit atau invois baru yang meliputi perkhidmatan ini. Jika anda memilih opsyen pertama, anda perlu merakamkan memo debit pada penyata bulanan akaun belum terima yang belum terima.
Bank mengeluarkan nota debit untuk memberitahu pelanggan mengenai caj bayaran pinjaman, faedah, yuran cek, debit DDA dan caj kredit dan sebagainya. Dokumen ini juga boleh digunakan untuk mengenakan komisen atau mengimbangi baki kredit yang tinggal dalam akaun pelanggan. Fikirkan ia sebagai invois tidak rasmi.
Debit vs Memo Kredit
Sebagai pemilik perniagaan, penting untuk memahami perbezaan antara memo dan kredit memo. Yang terakhir ini digunakan untuk mengurangkan jumlah yang pembeli berhutang kepada vendor. Pembeli merekodkan pengurangan ini dalam baki akaun mereka, sementara vendor merekodkannya dalam baki akaun mereka.
Secara umum, syarikat mengeluarkan memo kredit apabila bayaran yang dikenakan kepada pelanggan terlalu tinggi. Sebagai contoh, kilang boleh mengeluarkan invois sebanyak $ 2,000 untuk 200 unit barang di mana setiap unit berharga $ 10. Pembeli memberitahu kilang bahawa lima unit adalah rosak. Dalam kes ini, kilang boleh mengeluarkan memo kredit sebanyak $ 50 dan merekodkan urus niaga dalam akaunnya.
Jumlah yang dinyatakan dalam memo kredit boleh dikembalikan kepada pembeli atau digunakan untuk pembelian. Sama seperti memorandum debit, dokumen ini biasanya untuk invois terdahulu. Kedua-dua dokumen tersebut mempunyai peranan untuk membetulkan kesilapan bil dan kesilapan invois.
Mencipta Memo Debit
Memo debit agak mudah dibuat. Pertama, tentukan berapa banyak wang yang anda bayar oleh pelanggan. Seterusnya, pilih format, seperti slip pembayaran atau surat bertulis. Sertakan maklumat berikut dalam nota debit:
- Maklumat nama dan perniagaan pelanggan
- Nama perniagaan dan butiran hubungan anda
- Nombor pendaftaran cukai syarikat anda
- Nombor rujukan pelanggan (pilihan)
- Nombor invois dan tarikh
- Penerangan ringkas barang atau perkhidmatan yang dibeli
- Jumlah yang terhutang oleh pembeli
- Terma pembayaran, termasuk sebarang yuran lewat yang mungkin dikenakan
Nyatakan sebab anda mengeluarkan memo debit. Terangkan apa yang terhutang dan kenapa. Gunakan nada profesional. Jika nota debit berkaitan dengan invois terdahulu, masukkan nombor dalam nota anda. Bergantung kepada pilihan anda, anda boleh menggunakan program spreadsheet, pemproses perkataan, perisian tagihan atau templat nota debit. Banyak laman web, seperti Smartsheet, Template.net dan Biztree, menyediakan templat percuma yang boleh disesuaikan mengikut keperluan anda. Apa yang perlu anda lakukan ialah mengisi, muat turun dan cetak borang.
Apabila anda selesai, hantarkan memo debit kepada pelanggan anda. Jika mereka tidak membayar tepat pada masanya, buat dan hantar nota debit lain. Pertimbangkan untuk menggunakan program perisian seperti QuickBooks untuk menyimpan rekod debit dan kredit anda yang tepat, invois dan dokumen kewangan lain.
