Organisasi yang mempunyai proses pengurusan kontrak boleh menjimatkan masa dan wang dan oleh itu mempunyai kelebihan di pasaran. Pada teras proses pengurusan kontrak yang sihat adalah lokasi pusat di mana semua bahasa kontrak mudah diakses.
Menganalisis Kontrak
Semak kontrak untuk memastikan ia mengandungi semua maklumat penting. Kontrak pepejal jelas menentukan peranan dan tanggungjawab organisasi dan individu. Ia perlu memperincikan semua bingkai masa dan tarikh akhir, mengenal pasti bagaimana pencapaian akan diukur dan jelaskan pengaturan pembayaran.
Memahami Latar Belakang
Mengambil masa untuk membincangkan dalam organisasi peranan pembekal perkhidmatan dan hubungan yang telah dibangunkan akan membantu menentukan terma kontrak. Jika perlu, berjumpa dengan pembekal perkhidmatan untuk mengenal pasti apa-apa isu yang belum dijelaskan. Hubungan kukuh dengan pembekal perkhidmatan dapat membantu membentuk kontrak yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak.
Menubuhkan Protokol Pemantauan
Pastikan sistem ada untuk mengumpul data, memantau garis masa, melaporkan prestasi dan mengatur pembukuan. Prosedur yang ditakrifkan juga menjimatkan masa dan wang.
Dapatkan Dokumentasi yang Perlu
Sangat penting pada permulaan sesuatu kontrak untuk mengenal pasti semua lesen dan dokumentasi yang diperlukan, mengesahkan bahawa semua maklumat adalah terkini dan berkongsi maklumat ini dengan pembekal perkhidmatan.
Beritahu Semua Pihak
Ahli-ahli pasukan pengurusan kontrak dan pihak berkepentingan yang lain harus terlebih dahulu diajukan tanggungjawab mereka dalam proses kontrak. Tanggungjawab sepanjang tempoh kontrak mestilah jelas digariskan supaya semua ahli pasukan memahami tanggungjawab mereka.
Uruskan Isu
Apabila kontrak ditandatangani, apa-apa isu yang tidak dapat diselesaikan perlu dikendalikan supaya mereka tidak menimbulkan masalah semasa tempoh kontrak. Isu-isu yang tidak dapat diselesaikan pada masa menandatangani kontrak harus ditulis dan penyelesaian dan jangka masa yang dipersetujui. Ini juga merupakan masa yang baik untuk mengenal pasti perkara kontrak yang akan dibiarkan untuk pembangunan masa hadapan. Apa-apa perkara yang memerlukan variasi dalam kontrak awal perlu direkod dan diuruskan dengan teliti.
Menilai Peralihan
Fasa peralihan akan wujud dalam beberapa kontrak. Pada akhir fasa ini, pihak-pihak harus bertemu untuk menilai prestasi keseluruhan kontrak. Dalam sesetengah kes, tempoh peralihan adalah apabila butiran terakhir kontrak dibuang; dalam keadaan ini, penilaian menyeluruh mengenai tempoh peralihan adalah kritikal. Ini juga adalah masa untuk menentukan pengaturan kontrak seperti sumber yang diperlukan.
Menilai Prestasi
Pengurusan prestasi harus berterusan sepanjang kontrak. Penilaian berterusan data prestasi, meneruskan apa yang berfungsi dan membetulkan apa yang tidak, akan membantu mewujudkan semula syarat kontrak yang memberi manfaat kepada semua pihak.
Urus Variasi
Semua kontrak hendaklah termasuk peruntukan bagi variasi, yang sepatutnya dibenarkan hanya dalam keadaan tertentu. Variasi kontrak harus selalu ditakrif secara bertulis oleh pindaan rasmi. Proses pengurusan perubahan piawai hendaklah disediakan untuk semua variasi.
