Menulis pelan atau proses pengurusan projek terperinci melibatkan mendokumenkan langkah dan tugas yang diperlukan untuk membuat produk atau perkhidmatan. Pelan tindakan anda harus menerangkan projek lengkap dengan semua fasa, bermula dengan permulaan dan meneruskan pemantauan, pelaksanaan, pengawalan dan penutupan, mengesyorkan Institut Pengurusan Projek. Termasuk gambaran dan butiran mengenai skop, jadual, kos dan kualiti. Anda juga harus menyenaraikan ahli pasukan projek, strategi komunikasi, risiko, proses pembelian dan teknik untuk menguruskan perubahan.
Menggunakan Templat
Walaupun anda boleh membuat format anda sendiri, lebih mudah untuk memulakan dengan reka bentuk yang sedia ada. Muat turun templat dari laman web seperti Microsoft Office, PM Docs atau Pautan PM. Menggunakan template memastikan bahawa anda meliputi semua topik yang diperlukan dan mengekalkan konsistensi dengan setiap projek. Di samping itu, template mengingatkan anda untuk mengenal pasti orang yang akan meluluskan pelan anda, memperuntukkan pembiayaan dan menyediakan sumber.
Kenyataan tinjauan digunakan untuk menggambarkan keadaan. Contohnya, senaraikan keadaan perniagaan yang mencetuskan keperluan projek. Ini mungkin termasuk maklum balas pelanggan, pelan pesaing atau keperluan pelabur. Buat bahagian untuk skop, jadual dan belanjawan. Bahagian ini memberikan spesifikasi tentang produk atau perkhidmatan yang anda rancang untuk mencipta, pencapaian projek, berapa ramai orang yang anda perlukan untuk projek dan kekangan anggaran. Buat bahagian yang menerangkan proses pengurusan kualiti anda dan termasuk strategi jaminan kualiti dan inisiatif kawalan kualiti. Dengan mendokumenkan proses yang anda merancang untuk diikuti, anda memberitahu semua ahli pasukan apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai matlamat dan objektif projek.
Butiran
Senaraikan ahli pasukan projek, peranan dan tanggungjawab mereka, dan komitmen masa dalam bahagian sokongan. Selain itu, terangkan strategi komunikasi yang akan diikuti, seperti melengkapkan laporan status mingguan dan menjalankan mesyuarat bulanan. Sebagai contoh, anda boleh memasukkan jadual yang menunjukkan apa yang anda mahu setiap ahli pasukan berfungsi. Sertakan tugas dalam lajur pertama dan dokumentasikan status di lajur kedua, seperti tidak dimulakan, sedang berjalan, selesai atau tertunda. Tambah ruang untuk komen tambahan dalam lajur ketiga.
Proses
Akhirnya, huraikan pelan untuk menangani sebarang potensi risiko, seperti kelewatan pembekal atau keperluan pemegang kepentingan tambahan. Tentukan proses pembelian dan teknik senarai untuk menguruskan perubahan, termasuk siapa yang akan meluluskan pelarasan kepada pelan itu.
Kelulusan
Setelah rancangan anda selesai, tinjau butiran dengan pasukan projek. Menggabungkan maklum balas mereka sebelum mengedarkannya kepada pihak berkepentingan anda untuk kelulusan. Selepas pelan diluluskan, mulakan kerja anda melalui langkah-langkah. Pastikan ahli pasukan memaklumkan kemajuan, mengikuti prosedur dalam strategi komunikasi anda. Kerana kerja berterusan, menilai usaha anda supaya anda dapat menggabungkan teknik-teknik yang anda pelajari dalam projek anda yang akan datang.
