Berlaku adalah hari-hari apabila akauntan menggunakan buku lejar kertas dan pensil tajam untuk merekodkan catatan perakaunan. Perakaunan berkomputer telah menjadi biasa di banyak firma, dari syarikat Fortune 100 hingga ke perniagaan solopreneur satu orang.
Disebabkan internet dan ketersediaan sistem dalam talian dan desktop, kos perisian perakaunan telah turun, dan sesetengah vendor juga menawarkan sistem pembukuan dalam talian berskala rendah tanpa sebarang kos. Walaupun sistem ini mungkin mempunyai beberapa batasan, seperti tidak dapat menjejaki inventori, mereka biasanya menyediakan fungsi yang cukup untuk perniagaan yang lebih kecil atau berasaskan perkhidmatan seperti perundingan dan firma berkaitan perkhidmatan lain.
Apakah Sistem Perakaunan Berkomputer?
Sistem perakaunan berkomputer terdiri daripada perisian yang direka untuk mengesan semua transaksi perakaunan syarikat anda, dengan matlamat menghasilkan output kewangan untuk laporan bulanan, penyata kewangan tahunan, maklumat penyata cukai dan konfigurasi laporan lain yang digunakan untuk menganalisis operasi, kecekapan dan keuntungan syarikat anda.
Walaupun sistem perisian dalam talian percuma atau kos rendah tidak menawarkan banyak customizability kepada perniagaan tertentu anda, syarikat yang lebih besar sering menggunakan pakej perisian sistem perakaunan yang telah dipasang pada pelayan komputer kerangka utama syarikat dan disediakan untuk beberapa pengguna.
Jenis perisian perakaunan berkomputer berskala besar ini sering datang dengan tahap kebolehsuaian yang besar. Syarikat boleh memiliki perisian yang direka untuk menampung berbilang mata wang, entiti perniagaan yang terletak di bahagian yang berlainan di dunia dan cawangan syarikat yang menjual pelbagai produk. Selain itu, ia boleh disesuaikan untuk menghasilkan pelbagai laporan kewangan yang mengira metrik prestasi utama yang khusus ditujukan kepada industri dan penanda aras operasi syarikat.
Siapa yang Menggunakan Sistem Perakaunan Berkomputer?
Ia seolah-olah bahawa sesiapa sahaja dalam perniagaan boleh menggunakan sistem perakaunan berkomputer hari ini kerana pelbagai penyelesaian yang tersedia untuk memenuhi keperluan hampir sebarang saiz dan jenis syarikat. Sebagai contoh, perisian perakaunan yang sangat popular, Quickbooks, telah digunakan selama bertahun-tahun oleh pelbagai syarikat dari kecil hingga pertengahan. Syarikat ini menawarkan versi dalam talian dan desktop perisiannya, dan perisian itu menampung jumlah penyesuaian yang baik pada harga yang cukup ekonomis.
Menyediakan Sistem
Kerja yang terlibat dalam menubuhkan sistem perisian perakaunan berkomputer berbeza bergantung kepada saiz dan struktur perniagaan anda. Sebagai contoh, jika anda bekerja sebagai perunding tanpa pekerja, anda mungkin boleh mula menggunakan perisian perakaunan dalam talian dengan segera untuk merakam masa anda dibelanjakan untuk setiap klien, menyimpan semua maklumat nama dan alamat pelanggan anda, menghasilkan invois dan merekodkan pembayaran daripada pelanggan anda.
Sekiranya anda membenarkan pelanggan membayar dalam masa 30 hari, contohnya, perisian perakaunan luar akaun mempunyai akaun penghutang yang terbina dalam, membolehkan anda mencatat transaksi dan kemudian melihat semua bayaran tertunggak anda yang terhutang oleh pelanggan, bersama-sama dengan tarikh anda mengeluarkan invois supaya anda dapat melihat umur invois tertunggak anda.
Untuk sebuah syarikat yang mempunyai operasi yang lebih kompleks, kebanyakan perisian membolehkan anda untuk merancang carta akaun dengan kod akaun dan kategori unik untuk syarikat anda dan jenis perniagaan. Ini boleh membantu menyimpan data yang teratur apabila anda merakamkan entri untuk unit perniagaan atau jabatan tertentu, contohnya. Ia juga membolehkan anda menjana satu set laporan atau laporan kewangan untuk melihat keuntungan syarikat anda dengan unit atau jabatan, bergantung kepada bagaimana anda telah merancang sistem anda.
Perakaunan Accrual Cash Versus dalam Sistem
Anda boleh merakam urus niaga perakaunan sama ada secara tunai atau akruan dalam kebanyakan perisian perakaunan. Ringkasnya, perbezaan utama antara sistem perakaunan tunai dan akruan terletak pada kehadiran akaun-akaun yang belum terima dan akaun-akaun yang perlu dibayar. Tunai dan perakaunan akruan berbeza berdasarkan cara anda merekodkan masa penerimaan tunai anda dari jualan dan wang yang dibelanjakan untuk membayar perbelanjaan anda.
Apabila anda membayar untuk perkara atau dibayar secara tunai, jualan dan perbelanjaan dapat direkodkan dalam masa nyata. Apabila anda menggunakan perakaunan akruan, anda merekodkan jualan apabila anda mendapatkannya dan perbelanjaan apabila anda menanggungnya, walaupun anda belum menerima hasil jualan atau membayar perbelanjaannya lagi. Sebagai contoh, dalam sistem perakaunan akruan, anda akan membuat catatan setiap bulan untuk mengumpul wang untuk polisi insurans yang perlu anda bayar pada akhir tahun ini. Anda akan merakamkan catatan ini dalam akaun aset yang dipanggil insurans prabayar. Anda akan merekodkan transaksi seolah-olah wang itu telah dibelanjakan dengan mengurangkan baki akaun tunai syarikat anda dan juga meningkatkan baki akaun insurans prabayar anda setiap bulan.
Adakah Pulangan Cukai atau Asas Akruan?
Alasan yang baik untuk menggunakan perisian perakaunan termasuk fungsi pengumpulan dan pelaporan data. Apabila masa cukai datang, perisian menjadikannya lebih mudah bagi anda untuk mengumpul data pendapatan dan perbelanjaan anda untuk menyelesaikan dengan cepat dan cekap cukai syarikat persekutuan dan negeri anda.
Data perakaunan yang anda gunakan untuk mengisi pulangan cukai anda mungkin sama ada secara tunai atau akruan, bergantung kepada saiz syarikat anda dan kaedah perakaunan yang anda pilih untuk digunakan. IRS mempunyai peraturan tertentu yang akan membantu anda membuat keputusan sama ada perakaunan tunai atau akruan sesuai dengan perniagaan anda.
Contohnya, jika syarikat anda memperoleh pendapatan kurang dari $ 1 juta setiap tahun, anda boleh menggunakan kaedah perakaunan tunai. Jika anda mempunyai inventori sekalipun, IRS menghendaki anda menggunakan asas akruan untuk perakaunan bahagian perniagaan anda secara khusus. Dengan beberapa pengecualian, jika perniagaan anda adalah korporat C, IRS mengharuskan anda untuk menggunakan perakaunan asas akruan supaya anda akan memfailkan pulangan cukai anda secara akrual.
Apabila syarikat anda memfailkan pulangan cukai pertamanya, anda akan memilih kaedah tunai atau akruan. IRS menghendaki anda untuk memilih mana-mana kaedah yang memberikan gambaran pendapatan dan perbelanjaan syarikat anda yang paling lengkap dan tepat. Ia juga memerlukan anda menggunakan kaedah yang sama dari tahun ke tahun. Jika tidak, menjadi sangat sukar jika IRS perlu membandingkan data semasa anda dengan angka sejarah anda. Sekiranya anda memutuskan untuk menukar kaedah perakaunan anda, anda mesti menggunakan Borang IRS 3115 untuk meminta kebenaran.
Fungsi Sistem
Perisian perakaunan berkomputer boleh menjadi tulang tanpa tulang, menyediakan asas simpan kira, atau anda boleh menggunakan penyelesaian perisian sepenuhnya yang menawarkan bukan sahaja simpan kira, tetapi juga pengurusan inventori, pengesanan pengedaran, pembuatan dan penjejakan kerja dalam proses, pengurusan hubungan pelanggan, pengurusan masa dan projek dan banyak lagi.
Kerana evolusi perisian yang berterusan, pakej perakaunan boleh melakukan lebih banyak tugas urus niaga harian dan membebaskan anda untuk melakukan kerja tambah nilai lain dalam perniagaan anda.
Ia membayar untuk berfikir di hadapan bagaimana anda memikirkan pertumbuhan perniagaan anda dan memastikan bahawa perisian perakaunan anda berskala, bermakna ia boleh menampung akaun tambahan, unit perniagaan tambahan dan boleh mengendalikan bilangan unit inventori yang lebih besar atau mengikat ke barcode pihak ketiga sistem perisian, antara lain. Jika anda mengendalikan kedai runcit, sebagai contoh, anda boleh mempunyai transaksi daftar tunai anda secara automatik direkodkan dalam perisian perakaunan bergantung kepada sistem yang anda pilih, menggunakan pengimbas kod bar dan tag produk berkod untuk memasukkan maklumat ke dalam sistem anda.
Pro Perisian Perakaunan
Menggunakan perisian perakaunan menawarkan beberapa manfaat syarikat anda. Pertama sekali, struktur dan disiplin sistem perakaunan berkomputer memastikan bahawa syarikat anda dapat menghasilkan penyata kewangan yang tepat. Ini penting terutamanya jika syarikat anda perlu menyediakan ini untuk kegunaan luar seperti pembiayaan bank, atau jika anda perlu mengemukakan penyata kewangan anda mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum (GAAP).
Perisian perakaunan dapat menjimatkan masa, terutama jika anda ingin membuat anggaran atau ramalan. Anda hanya perlu menjana laporan data sejarah anda dan mempelopori ke hadapan dengan beberapa tweak untuk menghasilkan belanjawan atau ramalan tahun depan anda.
Anda juga boleh menyelaraskan dan menambah kecekapan pada keseluruhan proses perakaunan anda, terutamanya jika anda boleh melatih pekerja pentadbiran untuk membantu dengan beberapa tugas pembukuan yang lebih rutin, seperti memasukkan bil ke sistem pembayaran anda, contohnya.
Apabila anda menjana invois syarikat, perisian perakaunan anda secara automatik menambahkan jumlah kepada baki akaun akaun anda. Kesemua fungsi ini berfungsi bersama dalam perisian perakaunan yang sama mengurangkan kesilapan dan membantu anda memastikan bahawa anda tidak membiarkan sebarang transaksi melelong melalui keretakan.
Perisian Perundangan
Terdapat beberapa kelemahan untuk menggunakan sistem perakaunan berkomputer, walaupun mereka masih lebih masuk akal daripada menyimpan buku anda dengan kertas leher dan pensil. Sebaik sahaja anda memahami potensi kerugian, anda boleh mengambil langkah-langkah untuk memastikan isu-isu ini tidak menjadi masalah dalam perniagaan anda. Sistem perakaunan boleh menjadi kompleks dan agak sukar bagi kakitangan untuk menggunakannya. Pakej perakaunan barebones mungkin betul jika anda atau kakitangan anda tidak mempunyai keinginan atau kehendak untuk memahami nuansa dan perincian perakaunan.
Jika anda mempunyai syarikat yang lebih mantap, atau yang mempunyai struktur kompleks yang termasuk inventori, kerja yang sedang berjalan, beberapa entiti perniagaan dan transaksi antara perusahaan, misalnya, perusahaan anda akan memerlukan sistem perakaunan yang lebih kompleks bersama dengan lebih terlatih kakitangan untuk menguruskannya.
Anda mungkin mempunyai kos yang berterusan untuk sistem perakaunan. Jika anda memilih versi Quickbooks versi dalam talian, anda akan mempunyai yuran bulanan yang berterusan. Pakej perisian yang lebih besar, terutama yang dipasang pada pelayan syarikat anda, sering mengenakan bayaran untuk lesen. Misalnya, syarikat anda mempunyai 10 orang yang perlu mengakses sistem perakaunan anda. Pembekal perisian mungkin mengecaj anda bayaran satu kali, tahunan atau bulanan untuk setiap lesen pengguna di samping biaya asas untuk pembelian perisian.
Seperti mana-mana perisian untuk sebarang tujuan, pemaju sentiasa memperbaiki dan mengemas kini perisian supaya ia boleh berubah dengan perubahan pengkomputeran atau perubahan dalam bidang. Disebabkan ini, mengharapkan untuk mengalami downtime secara berkala, terutamanya jika anda menggunakan perisian berasaskan talian, dan membuat backup data secara tetap merupakan bahagian penting dalam sistem perakaunan anda.
Lakukan penyelidikan anda apabila memilih perisian perakaunan komputer yang sah untuk syarikat anda. Ia tidak menggembirakan apabila anda melakukan semua kerja untuk melaksanakan perisian dan memuatkan data anda, hanya untuk mencari satu atau dua tahun bahawa perisian pilihan anda sama ada mempunyai terlalu banyak ciri dan tidak dapat menampung perniagaan anda yang semakin berkembang, atau mempunyai terlalu banyak ciri luaran yang menjadikannya lebih rumit daripada yang perlu.
Khidmat pelanggan adalah elemen penting lain, jadi pilih sebuah syarikat yang boleh memberikan anda, sebaik-baiknya, sokongan 24/7 dan orang langsung untuk bercakap bukan hanya pangkalan pengetahuan dalam talian. Juga perlu diingat bahawa jika anda menggunakan sistem perakaunan berasaskan awan, maklumat kewangan yang sensitif boleh didedahkan kepada penggodam dalam talian, jadi ambil langkah untuk mendapatkan sambungan internet dan data syarikat anda.
Meningkatkan Sistem
Jika anda memulakan perniagaan anda menggunakan perisian perakaunan yang pared-down, atau bahkan sistem pembukuan manual, pada satu ketika, anda mungkin memutuskan untuk menaik taraf perakaunan komputer anda untuk membawa perniagaan anda ke peringkat seterusnya. Untuk membuat peralihan tidak menyakitkan dan menetapkan syarikat anda untuk kejayaan perakaunan, ia membantu melakukan kerja persiapan sebelum anda membuat peralihan ke pakej perisian perakaunan baru.
Mulailah dengan membersihkan data sejarah anda, kerana jika anda mempunyai maklumat perakaunan yang mengandungi input yang tidak betul, berformat atau maklumat yang tidak lengkap, kesilapan ini akan dibawa ke sistem baru anda dan menjadikannya lebih sukar bagi anda untuk memiliki integriti dalam buku perakaunan anda.
Peralihan ke sistem baru anda pada akhir tahun ini atau sekurang-kurangnya pada akhir suku tahun, supaya anda boleh mempunyai tarikh cut-off yang bersih. Ini akan membantu anda pada masa akan datang apabila anda perlu melihat semula urus niaga sejarah tertentu. Seterusnya, lihat carta akaun syarikat anda untuk sebarang kesilapan dan tambahkan apa-apa akaun baru sekiranya perlu. Semak senarai pelanggan anda, senarai vendor, senarai pekerja dan senarai lain yang terkandung dalam perisian perakaunan anda yang mungkin termasuk lama, akaun yang tidak digunakan atau entri pendua.
Sediakan akauntan anda setiap akaun lejar am mengenai baki percubaan syarikat anda untuk mengesahkan bahawa baki akaun adalah tepat. Sistem baru anda mungkin tidak dapat menampung butiran di balik urus niaga ini, yang bermaksud jika anda membawa baki akaun yang mengandungi ralat, anda tidak akan mempunyai sebarang maklumat dalam sistem baru untuk membantu mengatasi kesilapan atau ketidaktepatan. Akhirnya, berunding dengan akauntan anda atau CPA untuk melihat sama ada dia boleh mengkaji semula persediaan sistem anda dan mencadangkan sebarang pengubahsuaian yang boleh menyelaraskan atau menambah kecekapan pada aliran kerja perakaunan anda.
