Dasar dan prosedur perakaunan bukanlah satu dan perkara yang sama, walaupun pekerja di pejabat sering mengelirukan kedua-duanya. Dasar perakaunan mewakili garis panduan atau peraturan yang menentukan apa jabatan perakaunan menjangkakan dalam keadaan tertentu. Dengan mewujudkan dasar, jabatan perakaunan memastikan bahawa peraturan dan piawaian syarikat dikekalkan dan dipatuhi secara konsisten oleh semua yang terlibat. Prosedur itu menunjukkan bagaimana persamaan dengan menentukan langkah-langkah individu yang memastikan dasar-dasar perakaunan syarikat dikekalkan dan kawalan dalaman disediakan.
Tentukan Dasar
Apabila datang dengan dasar perakaunan dan buku panduan prosedur yang digunakan oleh akauntan dan lain-lain dalam syarikat, anda harus terlebih dahulu mentakrifkan setiap peraturan atau garis panduan sebagai dasar individu yang anda mahu orang mengikuti. Jangan campurkan dasar bersama kerana ia terlalu mengelirukan. Jabatan perakaunan membuat dasar aliran wang tunai, dasar pembayaran balik perjalanan, dasar tunai kecil, dasar hutang akaun atau dasar pengebilan, hanya untuk menamakan beberapa. Dasar ini harus menentukan peraturan - dikenali sebagai apa - dan memasukkan siapa yang harus mematuhinya dan mengapa ia harus dipatuhi. Polisi dan prosedur dikekalkan sebagai dokumen berasingan.
Tulis Gambaran Keseluruhan
Setiap dasar mesti merangkumi gambaran keseluruhan atau ringkasan garis panduan atau peraturan. Gambaran keseluruhan datang terlebih dahulu, dengan maklumat terperinci yang merangkumi spesifik. Sebagai contoh, jabatan perakaunan mungkin mempunyai dasar dana tunai kecil yang menyatakan berapa banyak wang yang akan disediakan untuk wang tunai kecil, jenis pembelian yang disertakan dan tajuk orang yang bertanggungjawab untuk memastikan ia dikekalkan dengan betul. Dasar ini tidak menyenaraikan nama orang, melainkan tajuk atau kedudukan dalam syarikat yang bertanggungjawab untuknya.
Gariskan Prosedur
Prosedur adalah proses langkah demi langkah yang mana individu mematuhi dasar syarikat.Sebagai contoh, jabatan perakaunan boleh menetapkan dasar aliran tunai yang menentukan berapa banyak tunai operasi harus tersedia pada setiap masa dan apa yang mesti berlaku jika tidak tersedia. Tetapi untuk memastikan dasar itu dikekalkan, seseorang di jabatan perakaunan mesti menyelesaikan rekonsiliasi akaun bank. Proses perdamaian bank mempunyai langkah-langkah terperinci tentang cara melakukan rekonsiliasi bank untuk memastikan dasar aliran tunai dipatuhi. Untuk menulis prosedur, gariskan setiap langkah yang mesti berlaku, termasuk tajuk orang yang menyelesaikan setiap langkah dan apa yang terjadi pada langkah seterusnya.
Nombor Langkah
Tulis prosedur mengikut urutan yang mesti dilakukan. Sebagai contoh, dengan menggunakan proses perdamaian bank, mulakan dengan perkara pertama yang perlu berlaku, seperti: penyata bank akan diberikan tidak dibuka kepada pengurus perakaunan. Termasuk langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh pengurus perakaunan sebelum meluluskan kerja perdamaian sebenar kepada orang lain dalam perakaunan. Ini boleh merangkumi perkara-perkara seperti semakan cepat untuk ketidakkekalan cek, nama penerima dan banyak lagi.
Manual Dasar dan Prosedur
Termasuk senarai tajuk di jabatan perakaunan dengan huraian ringkas tugas-tugas yang dilakukan oleh setiap jawatan di syarikat di hadapan manual dasar dan prosedur. Ini membantu mewujudkan kawalan dalaman sambil memastikan pemisahan tugas. Tulis dasar pada halaman individu, membuat halaman baru atau set halaman untuk setiap dasar. Setiap polisi menerima tajuk dan tajuk sendiri dalam jadual kandungan untuk memudahkan orang melihatnya. Selepas dasar itu, sertakan semua prosedur pada halaman mereka sendiri sebagai cadangan. Jadual kandungan mungkin termasuk "Dasar Aliran Tunai," sebagai tajuk utama dengan sub tajuk dan halaman mereka sendiri yang merangkumi "Rekonsiliasi Bank," "Rekonsiliasi Akaun Bank Lejar Besar," atau sebarang prosedur lain yang digunakan untuk dasar tertentu itu.
