Menulis dalam format perniagaan adalah berbeza dari jenis penulisan lain. Garis panduan lebih tegar, dan gaya yang anda tulis biasanya ditentukan terlebih dahulu. Matlamat apabila menulis dalam gaya perniagaan sentiasa kelihatan profesional. Kebanyakan tulisan yang anda lakukan adalah untuk klien, pekerja, atau atasan yang ada atau berpotensi. Sesetengah dokumen ini boleh mempengaruhi seberapa baik anda atau syarikat anda melakukan, jadi mengikut garis panduan ini penting.
Gunakan blok, format diubah-blok atau separa blok semasa menulis surat perniagaan. Format blok adalah yang paling biasa digunakan. Dalam format ini segala-galanya dibiarkan menjadi wajar dan jarak tunggal, dengan pengecualian ruang ganda antara perenggan.
Tulis dokumen anda untuk penonton. Fokus pada keperluan dan minat mereka bukannya milik anda. Fikirkan tentang apa yang perlu diketahui oleh para pembaca dan tentukan cara yang sesuai untuk menyampaikan maklumat tersebut kepada para pembaca tertentu.
Gunakan nada rasmi apabila menulis kepada atasan atau pelanggan. Hanya gunakan nada tidak rasmi untuk memo atau e-mel kepada rakan sekerja.
Meningkatkan maklumat positif, dan memberi tumpuan kepada manfaat untuk pembaca. Ini amat penting apabila menulis surat yang mengandungi mesej negatif.
Tulis dengan jelas dan ringkas. Anda boleh melakukan ini dengan memelihara perenggan pendek, dengan menyatakan maklumat penting di awal dokumen dan paragraf dan dengan menggunakan senarai apabila mungkin. Ini membantu pembaca anda, yang biasanya ditekan untuk masa, mencari maklumat penting walaupun mereka hanya skim dokumen itu.
Proofread dokumen anda untuk memastikan ia bebas daripada kesilapan ejaan, tatabahasa dan tanda baca. Sebarang kesilapan dalam penulisan anda boleh membuat anda kelihatan tidak professional atau cuai.
Petua
-
Secara amnya, okay untuk menggunakan perkataan "I" dan "you" dalam dokumen perniagaan. Walau bagaimanapun, berhati-hati apabila menggunakan perkataan "we," kerana ini mengubah kata-kata anda menjadi refleksi pada keseluruhan syarikat.
Sentiasa gunakan kolon, bukan koma, selepas salam dalam surat perniagaan.
