Semua organisasi memerlukan pengurusan rekod yang baik, dari rekod masa dijana sehingga mereka dibersihkan dari sistem. Sistem pemfailan yang tidak dirancang atau tidak dirancang menyebabkan kesukaran dalam memfailkan dan mendapatkan semula rekod atau kekurangan kecekapan dalam menguruskan aliran maklumat. Mereka juga boleh menubuhkan isu-isu undang-undang kerana rekod yang hilang atau penyimpanan rekod ceroboh. Sistem pemfailan yang direka dengan baik menggunakan label abjad, abjad angka atau angka, menghasilkan pengurusan rekod yang cekap dan menghasilkan lebih banyak organisasi yang dijalankan secara profesional.
Sistem Filing Numerik Dijelaskan
Sistem pemfailan berangka memberikan nombor kepada setiap fail atau rekod yang mengandungi maklumat. Penomboran boleh diambil dari rekod itu sendiri (iaitu, nombor pesanan pembelian), menomborkan fail dalam bentuk rekod penjanaan (dari 1 hingga 1,000), menggunakan nombor penomboran di mana fail bernombor di bawah bahagian - atau kategori - sebagai 100, 200, 300, dll., tergolong dalam sub tajuk subjek tertentu atau menggunakan perpuluhan (serupa dengan Sistem Dewit Decimal). Sistem pemfailan berangka sering merangkumi indeks fail untuk membantu dalam mendapatkan semula rekod.
Pertubuhan dan Memelihara Perintah
Pengekodan angka membolehkan peralihan seluruh bahagian rekod sambil mengekalkan penjujukan yang betul. Rekod difailkan berturut-turut, dari kanan ke kiri dan atas ke bawah. Fail lurus-angka diatur mengikut perintah berturut-turut, naik - paling rendah ke nombor tertinggi. Fail berangka dupleks mempunyai dua atau lebih nombor set, dipisahkan oleh sengkang, koma atau ruang, dan difailkan oleh set pembuka diikuti oleh nombor seterusnya. Indeks sistem angka-angka sistem fail mengikut tahun, bulan dan hari.Sistem digit-digit-numerik membenarkan pengumpulan fail di rak, mengatur fail dengan nombor terakhir (dua hingga empat digit panjang) sebagai elemen pemfailan utama, dan memfailkan rekod secara berturut-turut dengan nombor terakhir, nombor tengah, kemudian nombor pertama. Keperluan ruang rak mudah ditentukan dengan mengelompokkan rekod mengikut bahagian berangka - 10s, 100s, 1000s rekod per rak atau unit rak. Di samping itu, organisasi rekod dipertingkatkan lagi oleh pengindeksan fail.
Ketepatan
Sistem pemfailan volum tinggi - fail yang diambil dan diulang semula kerap - digabungkan dengan label berkod warna membuat pengambilan fail dan rak balik lebih cepat dan menghapuskan kekeliruan di mana nombor itu jatuh dalam urutan. Dalam sistem terminal digit, sebagai contoh, nombor akhir dikodkan dengan satu warna, nombor tengah mendapat warna yang berasingan dan nombor pertama mendapat warna tersendiri. Sebagai perubahan pertama, tengah dan terakhir, begitu pula warna. Warna bertindak sebagai petunjuk visual untuk meningkatkan kelajuan dan kecekapan dalam pemfailan.
Kelajuan Pemfailan
Sistem pemfailan berangka yang digabungkan dengan peningkatan pengekodan pengekodan warna coding dan kelajuan pengambilan semula - walaupun mengambil semula fail bermakna merujuk dalam indeks untuk mengenal pasti nombor fail - kerana kerani fail mempunyai kesedaran segera lokasi fail oleh kumpulan fail. Sekiranya penggabungan organisasi, di mana organisasi individu mempunyai sistem penomboran yang berbeza, kod angka tidak perlu diubah. Menambah fail ke bilik fail lebih cepat kerana fail bernombor yang lebih kecil (6 digit) diajukan ke kiri fail yang lebih banyak bernombor (7 digit).
Kerahsiaan
Sistem pemfailan berangka positif mengenal pasti rekod tertentu sambil mengekalkan kerahsiaan, yang amat penting dalam rekod perubatan, pelanggan dan pekerja, dengan menghapuskan sebarang tanda identiti peribadi. Sistem pemfailan berangka mudah mematuhi peraturan HIPAA.
