Setiap perniagaan mesti mempunyai kaedah merakam, menganjurkan dan menganalisis data kewangan yang terhasil daripada transaksi perniagaan harian. Dalam kebanyakan kes, perniagaan dan syarikat mesti mematuhi Prinsip Perakaunan yang diterima umum yang memerlukan sistem simpan kira dan perakaunan tertentu. Walau bagaimanapun, perniagaan yang lebih kecil juga memerlukan unsur asas simpan kira untuk menyediakan cukai dan menjejaki pendapatan. Sistem simpan kira boleh ditubuhkan secara manual - menggunakan buku fizikal - atau dengan menggunakan program perisian perakaunan untuk mengatur dan menyelenggara maklumat.
Jurnal
Dalam sistem simpan kira, jurnal adalah tempat pertama yang boleh anda lihat untuk mencari maklumat lengkap mengenai transaksi. Jurnal umum, yang digunakan oleh banyak perniagaan yang menggunakan sistem perakaunan berganda, mencatat jumlah debit dan kredit untuk setiap akaun apabila transaksi berlaku. Ia juga mungkin menyenaraikan penerangan ringkas transaksi. Beberapa perniagaan mungkin memiliki jurnal khusus, masing-masing untuk merekam jenis transaksi tertentu. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai kedua-dua pengeluaran tunai dan jurnal penerimaan tunai, yang mencatatkan cek yang disimpan dan ditulis dan wang tunai dibelanjakan dan didepositkan.Jurnal lain termasuk jurnal gaji, hutang akaun dan jurnal akaun belum terima.
Ledger
Urus niaga kumpulan pengarah pembukuan mengikut akaun dan kesannya terhadap perniagaan. Kategori dalam buku besar boleh termasuk aset, liabiliti, perbelanjaan dan pendapatan. Setiap kategori mengandungi bahagian bagi setiap jenis akaun tersebut (contohnya akaun perbelanjaan). Secara berkala, urus niaga dari jurnal perniagaan dapat diposting atau direkodkan kepada para pengarah. Sistem lejar asas mempunyai koleksi "T-akaun" yang masing-masing mempunyai dua lajur, masing-masing untuk debit dan kredit. Walau bagaimanapun, sistem lejar tiga atau empat tiang boleh digunakan untuk merakam maklumat lain, seperti baki akaun.
Lembaran kerja
Lembaran kerja memberikan buku panduan atau akauntan sebagai cara untuk menganalisis data dan menguji ketepatan buku akuntansi, jurnal dan rekod lain yang digunakan untuk menyediakan penyata kewangan. Satu lembaran kerja tersebut, baki percubaan, menyenaraikan baki semua akaun dalam buku besar, rekod menyesuaikan penyertaan ke akaun dan menutup sebarang akaun sementara. Apabila "seimbang," baki debit mestilah sama dengan kredit, jika tidak, lejar mengandungi ralat yang mesti dibetulkan. Lembaran kerja lain termasuk kerja-kerja analisis dan penyelarasan. Lembaran kerja analisis menganalisis keseimbangan akaun tertentu. Lembar kerja penyelarasan meramaikan perbezaan antara dua atau lebih jumlah yang diketahui, seperti jumlah wang tunai yang anda telah catat dalam akaun lejar dan jumlah pernyataan bank.
Penyata kewangan
Kenyataan kewangan menyampaikan maklumat penting mengenai keadaan kewangan sebuah syarikat kepada pihak luar. Kebanyakan sistem simpan kira menggunakan empat penyata kewangan utama. Lembaran imbangan memberikan gambaran mengenai kedudukan kewangan syarikat untuk tarikh tertentu, menyenaraikan butiran aset, liabiliti dan ekuiti pemegang saham. Tujuan penyata pendapatan adalah untuk menunjukkan pendapatan bersih perniagaan untuk tempoh tertentu. Penyata aliran tunai menunjukkan peningkatan dan penurunan tunai dalam tempoh yang berkaitan dengan operasi perniagaan, aktiviti pelaburan dan pembiayaan perniagaan. Akhirnya, penyata butiran ekuiti pemegang saham atau pemilik berubah dalam pendapatan tertahan syarikat, menyenaraikan item seperti pendapatan bersih bagi tahun dan dividen yang dibayar kepada para pemegang saham.
