Tiada undang-undang persekutuan yang memerlukan majikan sektor swasta membenarkan permit semasa atau bekas pekerja mengakses fail kakitangan mereka. Biasanya, fail kakitangan pekerja sektor swasta dianggap sebagai harta majikan, dan sesetengah syarikat menggunakan rasional tersebut untuk menghadkan akses kepada fail pekerja. Pekerja federal dan negeri - pekerja sektor awam - boleh mendapat akses kepada rekod kakitangan rasmi mereka.
Fail Personil
Fail kerja - kadang-kadang disebut sebagai fail kakitangan - mengandungi dokumen seperti permohonan awal pekerja untuk pekerjaan, maklumat hubungan kecemasan, borang kelayakan pekerjaan, penilaian prestasi, rekod disiplin dan kehadiran dan penyelia dan nota pengurus mengenai prestasi, latihan dan tindakan pekerjaan. Contoh tindakan pekerjaan adalah promosi dan penamatan. Dalam beberapa kes, jabatan sumber manusia mengekalkan fail pekerjaan rasmi, dan penyelia atau pengurus pekerja mengekalkan fail jabatan. Walaupun kedua-dua fail tersebut mengandungi maklumat yang berkaitan, kandungannya mungkin sedikit berbeza. Sebagai contoh, fail jabatan tidak boleh mengandungi salinan semua dokumen dan dokumentasi pekerja yang selesai pada hari pertamanya di tempat kerja, seperti pengakuan dasar dan borang W-2.
Sebab Akses
Pekerja semasa meminta untuk mengkaji semula fail mereka untuk memastikan jabatan sumber manusia mengekalkan rekod yang tepat mengenai pekerjaan mereka. Sekiranya syarikat menjalankan penilaian prestasi tahunan, salinan borang penilaian untuk setiap tahun pekerja telah diambil bekerja dalam fail kakitangan. Begitu juga, rekod kehadiran harus mencerminkan secara tepat ketidakhadiran pekerja, sama ada disebabkan oleh penyakit, percutian atau daun ketiadaan. Bekas pekerja sering meminta fail untuk mendapatkan salinan dokumen yang boleh digunakan dalam pencarian mereka untuk pekerjaan yang akan datang. Sebagai contoh, jika fail bekas pekerja mengandungi rekod yang berkaitan dengan prestasi dan pencapaian, maklumat ini dapat membantu dalam membina semula resume atau menyediakan senarai tugas kerja untuk dikongsikan semasa wawancara dengan calon majikan. Bekas pekerja juga boleh meminta salinan fail pekerjaan mereka untuk digunakan dalam memfailkan aduan terhadap majikan.
Dasar Majikan
Ramai majikan mempunyai dasar tempat kerja mengenai pembebasan rekod pekerja. Dasar tempat kerja berbeza-beza mengikut jenis rekod yang tersedia untuk pemeriksaan dan penyiasatan pekerja, dan sesetengah syarikat menunjuk jam kerja yang tidak berfungsi sebagai satu-satunya masa di mana pekerja boleh menyemak rekod kakitangan. Majikan yang mempunyai dasar mengenai subjek ini pada umumnya menumpukan seksyen dalam buku panduan pekerja tentang cara mengakses rekod. Dasar yang ditulis dengan baik menggariskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyemak rekod, jenis rekod pekerja yang boleh diakses, apabila pekerja dapat melihat rekod mereka dan sebarang caj untuk dokumen fotokopi yang terkandung dalam fail kakitangan pekerja.
Kewajipan Majikan
Di bawah undang-undang persekutuan, majikan sektor swasta tidak perlu menyediakan salinan fail pekerjaan kepada pekerja semasa atau bekas. Keputusan untuk membebaskan fail adalah berdasarkan kepada dasar syarikat dan, dalam beberapa kes, undang-undang negeri yang mengawal akses kepada fail kakitangan. Ramai majikan melihat manfaat mematuhi permintaan pekerja, bagaimanapun. Menafikan akses ke fail pekerjaan hanya boleh menimbulkan persoalan yang majikan tidak mahu menjawab. Sekiranya majikan mengekalkan fail kakitangan yang mengandungi maklumat yang tepat yang sebelum ini dikeluarkan kepada pekerja, tidak perlu mempersoalkan sama ada maklumat itu boleh dikeluarkan selepas pekerja meninggalkan syarikat tersebut. Dengan niat baik, banyak majikan menyediakan akses pekerja kepada fail kakitangan. Amalan ini menunjukkan ketelusan mengenai dasar dan rekod pekerjaan.
Undang-undang untuk akses kepada akses pekerja persekutuan ke rekod pekerjaan adalah sebahagian daripada Akta Privasi Persekutuan tahun 1974; Pejabat Pengurusan Personel Pejabat A.S. adalah agensi yang umumnya bertanggungjawab untuk rekod kakitangan kakitangan persekutuan. Negeri individu mengendalikan permintaan pekerja untuk akses kepada rekod kakitangan.
Undang-undang Negeri
Sesetengah negeri mempunyai undang-undang yang membolehkan akses pekerja ke fail kakitangan. Negeri-negeri lain berdiam diri sama ada pekerja semasa dan bekas boleh menyemak atau memfokuskan bahan kakitangan. Dalam kebanyakan kes, pekerja - semasa atau bekas - yang terlibat dalam penyiasatan di tempat kerja tidak dapat melihat rekod mengenai penyiasatan. Rekod-rekod ini tidak boleh dikekalkan dalam fail pekerjaan. Mereka hendaklah kekal dalam jagaan jabatan sumber manusia dan hanya kakitangan sumber manusia yang bertanggungjawab untuk penyiasatan itu hendaklah mempunyai akses kepada bahan penyiasatan.
Akses Terhad
Negara-negara yang mempunyai undang-undang mengenai akses pekerja ke file personil mungkin memerlukan pekerja untuk menyerahkan permintaan bertulis, dan beberapa undang-undang membenarkan majikan untuk menghadkan akses kepada bahan-bahan tertentu. Undang-undang California, sebagai contoh, memerlukan majikan untuk membenarkan capaian pekerja semasa dan bekas pekerja ke fail mereka dalam masa 21 hari setelah menerima permintaan pekerja. Majikan yang tidak mematuhi undang-undang negeri California mengenai hal ini adalah tertakluk kepada hukuman, denda dan pertimbangan guaman sivil kerana menolak akses kepada fail pekerja. Missouri, sebaliknya, tidak mempunyai undang-undang negeri yang memberi mandat akses kepada fail kakitangan pekerja.
