Sistem gaji menyediakan medium yang diperlukan untuk majikan untuk memproses gajinya. Selagi sistem penggajian memenuhi kehendak penggajian majikan, yang kedua boleh menggunakan mana-mana sistem yang dikehendaki.
Manual
Sistem gaji manual harus dipilih setelah perbincangan berhati-hati. Sistem ini memerlukan orang gaji untuk memproses keseluruhan gaji dengan tangan; meningkatkan kemungkinan kesilapan. Majikan harus pergi dengan sistem gaji manual hanya jika mereka mempunyai sedikit pekerja. Peningkatan sistem ini adalah bahawa ia murah untuk dilaksanakan.
Majikan boleh membeli helaian masa standard dari kedai pegun dan mempunyai pekerja melengkapkannya. Majikan boleh melakukan perhitungan upah dan cukai pada kalkulator, gaji menulis / membayar stok tangan atau menggunakan mesin taip dan menyimpan data gaji sukar di dalam kotak penyimpanan. Namun, cuba menggunakan sistem ini jika seseorang itu tidak berpengetahuan tentang undang-undang gaji, atau jika gaji terlalu besar, boleh menyebabkan gaji yang tidak tepat dan pemprosesan cukai.
In-house Computerized
Sistem berkomputer dalaman adalah alternatif yang berdaya maju jika majikan mahu menghapuskan pemprosesan gaji manual. Sistem ini melibatkan penggunaan perisian gaji, seperti Z-Pay, Ultipro dan QuickBooks, yang boleh menyimpan data gaji untuk pematuhan penyimpanan rekod. Ia mengira gaji dan potongan berdasarkan data yang dimasukkan. Sebagai contoh, orang gaji akan memasuki status pemfailan pekerja, kerja negeri dan elaun ke dalam perisian gaji. Perisian penggajian mempunyai jadual pegangan persekutuan dan negeri yang dikodekan keras dalam sistem dan melakukan pengiraan.
Sistem ini memerlukan pekerja melabur dan mengekalkan perisian gaji. Bergantung kepada kerumitan perisian, kakitangan gaji mungkin memerlukan latihan yang meluas. Sekiranya gaji kecil, orang gaji tunggal boleh mengendalikan pemprosesan gaji. Tetapi jika gaji itu besar, dengan beribu-ribu pekerja, majikan perlu mengupah kakitangan gaji penuh, yang boleh termasuk kerani / pembantu gaji, pakar gaji, penyelia gaji dan pengurus gaji. Sistem ini boleh membuktikan mahal untuk majikan.
Outsourced
Penyumberan luar gaji ke pembekal perkhidmatan gaji sering merupakan alternatif yang kos efektif dan menjimatkan masa untuk majikan. Perkhidmatan gaji mempunyai profesional gaji yang memproses gaji pelanggan, termasuk pembayaran deposit langsung, cek langsung dan pemprosesan W-2. Majikan membayar yuran rata untuk perkhidmatan ini, menghapuskan keperluan untuk membayar gaji dan faedah kakitangan gaji di tempat. Selain itu, majikan tidak perlu berhadapan dengan gangguan perisian gaji. Akhirnya, penggajian penyumberan luar memberikan masa majikan untuk memberi tumpuan kepada tugas lain.
Banyak pembekal perkhidmatan gaji menawarkan penyelesaian gaji dalam talian, yang membolehkan majikan mengakses data gaji kakitangan dan daftar gaji dalam talian. Selain itu, perkhidmatan gaji biasanya menawarkan pelanggan cara yang berbeza untuk menghantar jam gaji untuk setiap tempoh bayar, seperti melalui faks, melalui e-mel atau dalam talian.
Kelemahan untuk penyumberan luar ialah apabila pekerja mempunyai kebimbangan gaji, bantuan segera mungkin tidak tersedia. Selain itu, apabila perkhidmatan gaji membuat kesalahan cukai gaji tertentu, IRS menghukum majikan, bukan perkhidmatan gaji. Akibatnya, beberapa majikan menyewa pentadbir gaji di tempat, yang berfungsi sebagai penghubung untuk perkhidmatan gaji dan majikan.
