Jika anda mencadangkan penyelesaian kepada masalah lama, kemungkinan pengurus anda akan meminta anda mengemukakan cadangan rasmi. Walaupun panjangnya berbeza-beza bergantung pada maklumat yang perlu anda capai, cadangan yang paling formal terdiri daripada komponen utama tertentu yang serupa dengan laporan formal. Ini biasanya termasuk bahagian prefatory, body dan supplement. Seperti namanya, bahagian prefator cadangan memperkenalkan pembaca kepada konsep tersebut.
Butiran Tajuk
Gelaran tajuk adalah halaman pertama cadangan yang diletakkan segera selepas halaman penutup yang tidak membawa apa-apa selain tajuk. Berikut ini adalah halaman tajuk, yang, sebagai tambahan kepada tajuk, membawa nama penulis dan orang yang membenarkan penulis mengemukakan cadangan itu, bersama dengan jawatannya, alamat rasmi dan butiran perhubungan. Halaman ini juga harus menanggung tarikh penyerahan proposal.
Surat
Cadangan yang diberi secara bertulis hendaklah mengandungi surat kebenaran segera selepas halaman tajuk. Ini diikuti dengan penghantaran atau surat lamaran yang ditulis oleh orang yang menulis cadangan itu. Surat pelindung perlu alamat penerima dan mengenal pasti cadangan oleh tajuknya. Surat rasmi ini secara amnya memberikan maklumat mengenai tujuan dokumen tersebut, tanpa memasukkan butir-butir mengenai apa yang disertakan atau kesimpulan di mana penulis telah tiba. Penulis boleh menggunakan surat sampul surat untuk mengakui bantuan yang dia terima dalam menyediakan cadangan tersebut.
Isi kandungan
Jadual kandungan menyediakan garis besar struktur cadangan. Ia mengandungi senarai lengkap tajuk dalam dokumen itu, bersama-sama dengan nombor halaman yang berkaitan di sebelahnya. Adalah penting untuk menyelaraskan tajuk-tajuk ini dengan jurang yang mencukupi dan pemimpin untuk memberikan paparan maklumat yang jelas. Jika cadangan itu mengandungi sejumlah besar angka, jadual, graf atau alat bantuan visual yang lain, mereka perlu disenaraikan di halaman berasingan sebagai "Senarai Ilustrasi" sejurus selepas jadual kandungan.
Ringkasan eksekutif
Bahagian ini mengandungi maklumat ringkas mengenai kandungan yang muncul dalam cadangan itu. Mengikuti garis besar yang disediakan dalam jadual kandungan, ringkasan eksekutif memperkenalkan topik, memberikan data yang relevan, dan merumuskan kesimpulan dan cadangan orang yang membuat cadangan itu. Tujuan ringkasan ini adalah untuk menyediakan pandangan mata burung mengenai tajuk itu untuk semakan cepat oleh eksekutif yang sibuk. Walaupun ini muncul sebelum badan utama cadangan, lebih mudah untuk menyusun bahagian ini yang terakhir, setelah menyusun seluruh dokumen.
